Zasada Pareto 80/20 w praktyce, czyli jak osiągać więcej, za mniej?

Zasada Pareto, znana również jako Zasada Pareta lub Zasada 80/20. Niemal wszyscy ją znają lub coś o niej słyszeli, ale mało kto wie, jak stosować ją w praktyce. Traktują ją raczej jako ciekawostkę niż konkretne narzędzie do podnoszenia własnej produktywności. Czym jest Zasada Pareto? W jakich dziedzinach można ją wykorzystać? I jak stosować Zasadę Pareta w praktyce, by osiągać więcej? O tym dowiesz się z poniższego artykułu. Traktuj ten wpis jako pewnego rodzaju ogólną zasadę i kierunek w priorytetyzacji swoich działań.

Zasada Pareto jest jedną z metod na ustalanie priorytetów.  Przytaczam je w artykule: Zarządzanie Czasem i Zadaniami – 40 Metod, Technik, Zasad i Trików.

Zasada Pareto – Czym jest i skąd się wzięła?

Zasada Pareto mówi o tym, że 20% Twoich nakładów i wysiłku odpowiada za 80% osiąganych efektów. Stąd również wymiennie nazywana jest też zasadą 80/20.

Jej istotą jest znalezienie tych 20% najważniejszych rzeczy, które decydują o sukcesie lub porażce. Celem jej stosowania jest osiągnięcie jak największego efektu jak najmniejszym nakładem zasobów (czasu, energii, pieniędzy itp.). Pomaga skupić się na tym, co ma prawdziwe znaczenie i tworzy największą różnicę, a odrzucić to, co nieistotne. Mówiąc inaczej, chodzi o to, aby robić mniej, ale tego, co naprawdę działa. Ja nazywam to „zasadą dźwigni”, ale o tym dalej.

Pierwszy raz uwagę na tę zależność zwrócił włoski ekonomista Vilfredo Pareto. Zajmował się on nierówną dystrybucją dóbr i bogactwa. Zauważył, że 80% bogactwa kraju znajduje się w rękach zaledwie 20% społeczeństwa. Potwierdził tę zasadę, badając również sytuację innych państw.

Zasadę 80/20 sformułował jednak kilkadziesiąt lat później amerykański teoretyk zarządzania Joseph Juran. Zauważył on, że 80% wszystkich problemów generowanych jest przez 20% przyczyn. Stwierdził też, że ta zasada odnosi się do wielu różnych obszarów. Opublikował na ten temat pracę „Quality Control Handbook”, w której zawarł zasadę „kluczowych nielicznych i błahych licznych”. W ten sposób chciał pokazać złą dystrybucję zasobów.

Zasada Pareto w kontekście produktywności odpowiada na pytania:

• Które 20% moich kluczowych działań dają największe, pożądane rezultaty (przybliżają do realizacji celów)?
• Które 20% danego zadania czy projektu jest zasadnicze i Tworzy największą różnicę/wartość?

Na tych działaniach powinieneś się skupić, by jak najlepiej wykorzystać swój potencjał.

Zasada Pareto – przykłady

Poniżej popularne przykłady zasady 80/20 w dwóch obszarach. Traktuj je jako pewnego rodzaju statystykę i ogólną zasadę. Jak pewnie się domyślasz, jak od każdej zasady, tak i od tej, istnieją pewne wyjątki.

Życie – przykłady

• 20% ubrań i butów nosimy przez 80% czasu
• Korzystamy z 20% funkcji i aplikacji na smartfonie przez 80% czasu
• 20% chwil z naszego życia tworzy 80% najważniejszych wspomnień
• Spędzamy 80% czasu z 20% osób, które znamy
• 20% słownictwa w danym języku wystarczy, by zrozumieć 80% popularnych tekstów
• W 20% największych miast mieszka 80% ludności Polski

Praca/Biznes – przykłady

• 80% sprzedaży jest generowane przez 20% sprzedawców
• 20% czasu zebrań/spotkań odpowiada za 80% działań
• 20% pracowników stanowi 80% wszystkich nieobecności
• Około 20% błędów w produkcji powoduje 80% braków
• 80% zysków wnosi do firmy 20% klientów
• 20% kompetencji na Twoim stanowisku, wykorzystujesz przez 80% czasu.

Jak widzisz, zasada 80/20 może mieć wiele zastosowań. Przykłady Zasady Pareto można wymieniać w nieskończoność.

Odwrócona Zasada Pareto

Chcąc wykorzystać Zasadę Pareta w swoim życiu, warto przyjrzeć się własnym aktywnościom również z innej perspektywy i znaleźć odwrotną zależność. Nazywam to „odwróconą Zasadą Pareto”. Chodzi tutaj o to, aby znaleźć te 20% działań, generujących 80% problemów i przeszkód, przez które nie wykorzystujesz w pełni swojego potencjału.

Aby je znaleźć, odpowiedz sobie na następujące pytania:

• Jakie jest 20% Twoich zachowań i działań, które rodzi najwięcej przeszkód i utrudnia Ci osiąganie celów?
• Które 20% konkretnego działania możesz wykluczyć, przez które niepotrzebnie tracisz czas i energię?

Co z nimi robić? Możesz je pominąć, uprościć, zautomatyzować lub delegować.

W ten sposób wykorzystasz Zasadę Pareto podwójnie.

Krytyka Zasady 80/20

Zasada Pareto zyskała również swoich przeciwników. Najczęściej krytykowane są poniższe aspekty.

Autorstwo Zasady Pareto

Ten temat wyjaśniłem już trochę na początku artykułu. Autorem zasady nie jest sam Vilfredo Pareto, ale Joseph Juran, który powoływał się na jego prace. To on zauważył szersze zależności tej zasady, aniżeli nierówną dystrybucję bogactwa w kraju. To on po raz pierwszy nazwał tę zależność Zasadą Pareto.

Nierówne proporcje

Jednym z koronnych argumentów krytyków Zasady Pareta jest to, że proporcje 20 do 80 w wielu przypadkach są nieprawdziwe. Powołują się na wyliczenia, podają wyjątki itd. I w wielu przypadkach mają rację. Nie chodzi tu jednak o dokładne proporcje, tylko o pewien kierunek. Ogólną zasadę mówiącą o nierównowadze wkładów do wyników. O tym, że mniejsza część z nich odpowiada za większość efektów. Czasem to będzie 20 na 80, a innym razem 35 na 65. Chodzi o to, aby wyłapać tę kluczową mniejszość i na niej się skupić.

Nie w każdej sytuacji

Podobnie jak wyżej, podawane są przykłady sytuacji, gdzie nie można skupić się wyłącznie na części aktywności. Jako przykłady podawane są m.in.  prace lekarzy chirurgów. Nie mogą oni bowiem skupić się tylko na 20% działań i nie mogą sobie pozwolić na 80% efektu. Tam wszystko musi być na 100%, bo nikt nie chciałby być zoperowany na 80%. Podobnie z budową domu. Nikt nie chciałby pewnie mieszkać w domu wykończonym na 80%. Jak wspominałem wcześniej, od każdej reguły są wyjątki.

Zasada Pareto od Zasady Pareto

Co sprytniejsi pomyśleli, że dlaczego by nie zastosować Zasady Pareto od Zasady Pareto? W ten sposób wyliczyli, że gdyby zastosować zasadę 80/20 do tych dwudziestu kluczowych procent, i powtórzyć ten proces kilka razy, to doszlibyśmy do momentu, w którym 0,8% działań dawałoby 51% wyników.

Oczywiście super byłoby, gdyby tak to wyglądało. W rzeczywistości jednak rzadko będzie można podejść do tego w ten sposób. Zachęcam Cię jednak do poszukiwania tego jednego, najważniejszego działania-dźwigni, które przyniesie Ci najwięcej efektów. Myślenie tymi kategoriami może jedynie pomóc.

Naczynia połączone

W tym przykładzie odniesiemy się do odwróconej Zasady Pareto, czyli eliminowania tych 20% działań, które przynoszą najwięcej szkód lub są najmniej produktywne. Często jest tak, że różne elementy naszych działań są połączone z innymi. Zmiana w jednym z nich powoduje zmiany w innym (np. zmiana pracy może wiązać się ze zmianą miejsca zamieszkania itp.). Trudno też sobie wyobrazić sytuację, w której zwalnia się 80% sprzedawców odpowiedzialnych za 20% wyników. Dlatego, zanim zaczniesz cokolwiek zmieniać, spójrz na temat całościowo. Sprawdź, czy usuwając jeden mało efektywny element, nie wpłynie on negatywnie na inny, który ma duże znaczenie.

[grwebform url=”https://app.getresponse.com/view_webform_v2.js?u=S9dSn&webforms_id=29947904″ css=”on” center=”off” center_margin=”200″/]

Zasada Pareto w praktyce – moje przykłady

Zasadę 80/20 możesz stosować na wiele sposobów. Osobiście wykorzystuję ją w kilku obszarach i do planowania swoich działań z perspektywy długofalowej.

Po pierwsze, w relacjach międzyludzkich. Wiele osób chwali się, że ma dziesiątki przyjaciół, podczas gdy ja mam ich tylko kilku. Utrzymuję regularny kontakt tylko z tymi, którzy wnoszą do mojego życia najwięcej wartości i dają mi najwięcej satysfakcji.

Po drugie, prowadząc swoje firmy, skupiam się na 20% kluczowych kompetencji, które są według mnie najważniejsze i które stanowią „dźwignię” w moim biznesie. To w nich staram się być ekspertem. Resztę ogarniam na bardzo podstawowym poziomie.

Po trzecie, formułując strategie biznesowe w obu firmach, określiłem kluczowe czynniki sukcesu. To te 20% czynników, na których opieram 80% działań swoich i współpracowników.

Po czwarte – klienci. Nie kieruję swojej oferty do wszystkich. Skupiłem się na tych grupach społecznych, które potencjalnie mogą być najbardziej zainteresowane moimi usługami czy produktami. Określiłem tzw. persony marki.

Po piąte, ustaliłem 20% kluczowych kanałów komunikacji. Posiadam np. konta na kilku portalach społecznościowych, ale swoją aktywność lokuję przede wszystkim w dwa kluczowe: LinkedIn i Facebook.

Po szóste, osobiście jako trener nie szkolę ze wszystkiego. Wybrałem wąski zakres szkoleń i swoją ofertę mocno zawęziłem do kilku tematów, w których chcę być naprawdę dobry.

Więcej na temat tego, jak wykorzystuję Zasadę Pareto w praktyce, dowiesz się z mojego filmu na kanale Youtube. Opowiadam w nim, w jaki sposób używam jej do budowania marki osobistej trenera. 😉

Twoja Zasada 80/20 – ćwiczenie „Lejek Pareto”

Pewnie rozbolała Cię głowa od tych przykładów. 😉 Jeśli jesteś w przysłowiowej „czarnej dupie” ze wszystkim, mam dla Ciebie propozycję prostego ćwiczenia. Od którego możesz zacząć stosowanie Zasady Pareto. Zainwestuj w nie trochę czasu, a wyłoni Ci się piękny plan działań na nadchodzący nowy rok. Stosuj Zasadę 80/20 do każdego z poniższych etapów.

1. Określ kluczowe obszary w Twoim życiu

W artykule „Podsumowanie Roku – Jak dobrze zakończyć i podsumować stary rok?” masz kilka przykładów obszarów życia, które możesz wziąć pod uwagę. Wybierz z nich te 20%, które uważasz za najbardziej istotne na ten moment. Jeśli nie ma jakiegoś ważnego dla Ciebie obszaru na mojej liście, dopisz go. Po wybraniu z nich 20% najważniejszych powinno zostać Ci od 1 do 3 obszarów.

2. Wyznacz cele do najważniejszych obszarów

W ramach każdego z wybranych obszarów wyznacz cele, jakie chcesz zrealizować. Tutaj również wypisz na początek wszystkie, które przychodzą Ci do głowy. Następnie w każdym z nich, wybierz kluczowe 20% celów. Skup się na rezultatach, jakie chcesz uzyskać. Pamiętaj, aby były to jak najbardziej mierzalne cele. Wykorzystaj metodę SMART.

Jeśli nie masz ich dużo, może się zdarzyć, że będziesz miał jeden cel do danego obszaru. I to będzie ok.

3. Określ kluczowe czynniki sukcesu do każdego celu

Kluczowe czynniki sukcesu, to rzeczy, które będą miały największy wpływ na realizację danego celu, w jak najkrótszym czasie.

Mogą to być jakieś szczególne kompetencje, które potrzebujesz nabyć, jakiś projekt, który musisz zrealizować, albo zasoby, które musisz zdobyć (np. pieniądze). Chodzi o takie najważniejsze rzeczy, które przybliżą Cię do sukcesu. Zastanów się, co będzie miało największy wpływ i znaczenie? Ponownie wybierz 20% z listy, którą sporządziłeś do każdego celu.

4. Wyznacz działania (kluczowe 20%) do każdego celu

Możesz to zrobić na podstawie analizy wstecznej. Zastanów się, które z nich dały Ci najwięcej efektów w przyszłości? Następnie wypisz wszystkie, które przychodzą Ci do głowy, abyś zrealizował swój cel.

Jeśli nie masz doświadczeń w danym obszarze, pokieruj się intuicją. Podglądaj innych lub porozmawiaj z kimś, kto ma już to za sobą. Na moje oko powinieneś mieć od kilkunastu do kilkudziesięciu zadań. Jeśli są wśród nich zadania bardziej złożone i czasochłonne, podziel je na jeszcze mniejsze. Wybierz z nich po 20% kluczowych do każdego celu.

5. Wybierz priorytety i ustal plan działań

Na koniec zaplanuj w czasie najważniejsze zadania do realizacji i zacznij działać.

Aby dobrze zaplanować sobie realizację tych działań, możesz skorzystać z wybranych metod, które wymieniam we wspomnianym artykule: Zarządzanie Czasem i Zadaniami – 40 Metod, Technik, Zasad i Trików.

W celu określenia tych kluczowych aktywności, mogą pomóc Ci również następujące pytania:

1. Czego będę robić więcej?
2. Czego będę robić mniej?
3. Które rzeczy będę robić inaczej?
4. Co przestanę robić?
5. Co zacznę robić?

Pamiętaj także o tym, aby zrobić przestrzeń tym nowym działaniom. Dlatego wyeliminuj te czynności, które do tej pory przynosiły Ci najmniej rezultatów. Wykorzystaj odwróconą Zasadę Pareto.

A jeśli będziesz mieć wątpliwości, jak wykonać poprawnie to ćwiczenie, zadaj pytanie w komentarzu do tego artykułu. Postaram się pomóc. 😉

Zasada Pareto – co dalej?

Jeśli zainteresował Cię temat Zasady Pareto i chcesz zobaczyć, w jaki

Jak widzisz, Zasadę 80/20 możesz stosować na wiele sposobów. Ja stosuję ją jako narzędzie do planowania długoterminowego. Możesz ją jednak wykorzystywać też do planowania swojego dnia. Zasada Pareto może pomóc Ci wyodrębnić najważniejsze 20% działań. Stosuj tę zasadę każdego dnia, a wyniesiesz swoją produktywność na wyższy poziom.

Jeśli chcesz podnosić swoją skuteczność, mogą przydać Ci się jeszcze poniższe artykuły:

• Poczucie Własnej Skuteczności – Absolutny Fundament Ludzi Sukcesu
• Efektywność Osobista i Zarządzanie Sobą – 10 Filarów Produktywności
• Zarządzanie Sobą w Czasie – 21 Mitów i Kłamstw o Produktywności

Być może zainteresuje Cię również moje szkolenie z zarządzania czasem i zadaniami: Time Management 3.0. Niebawem odbędą się kolejne edycje w kilku miastach. Możesz na nie uzyskać dofinansowanie z UE w wysokości nawet do 80%. Sprawdź szczegóły na stronie szkolenia lub zapytaj na Messenger.

Możesz też, dołączyć do mojej grupy na Facebooku „Rozwój Osobisty i Zarządzanie Czasem w Praktyce. Dzielę się w niej m.in. sprawdzonymi trikami na hackowanie czasu i rzeczywistości. 😉

Do przeczytania,
Mariusz

P.S. Jeśli podobał Ci się artykuł, podaj go proszę dalej i podziel się z innymi.