Zarządzanie Sobą w Czasie – 21 Mitów i Kłamstw o Produktywności

Zarządzanie sobą w czasie i produktywność – już sam dźwięk tych słów może przyprawiać Cię o zawrót głowy. Dzisiejsze tempo życia i liczba zadań, z jakimi musimy sobie radzić na co dzień, można określić mianem „szaleństwa”.  Z drugiej strony, umiejętność zarządzania sobą w czasie staje się jedną z podstawowych kompetencji w dzisiejszych czasach. Szczególnie wtedy, kiedy oczekujesz od życia czegoś więcej, jesteś menedżerem lub prowadzisz swój biznes.

W sieci można znaleźć mnóstwo poradników na ten temat. Sam w poprzednim artykule pisałem o 40 metodach, technikach, zasadach i trikach zarządzania czasem. Łatwo się w tym pogubić, tym bardziej że spotykam się z wieloma mylącymi poradami na temat produktywności. Niektóre z nich uważam nawet za szkodliwe.

Zarządzanie sobą w czasie – mity i kłamstwa produktywności.

Jak nie poddać się presji produktywności? Jak odróżnić dobre praktyki od tych, które mogą wyprowadzić Cię na manowce? Poznaj 21 mitów i kłamstw zarządzania sobą w czasie.

1. Czas to pieniądz!

Niezależnie od tego, czy jesteś Bilem Gatesem, Elonem Muskiem, czy Jasiem Kowalskim, codziennie masz do dyspozycji 24 godziny, 1440 minut lub 86400 sekund. Czas jest najbardziej sprawiedliwą rzeczą na tym świecie, bo wszyscy mamy go tyle samo każdego dnia. Utracone pieniądze możesz odpracować, możesz też ich mieć więcej od innych. Straconego czasu jednak nie odzyskasz – to nie „Dzień Świstaka”. Możesz go jedynie przestać marnować lub lepiej wykorzystywać. Patrząc z tej perspektywy, czas to nie pieniądz. Jest o wiele cenniejszy niż kasa.

2. Czas można kontrolować i nim zarządzać.

Patrząc na tytuł poprzedniego wpisu, pomyślisz, że jestem hipokrytą. Kilka osób nawet zwróciło mi uwagę na to, że nie można zarządzać własnym czasem ani go kontrolować. I mają rację. Można tylko zarządzać sobą w czasie i organizować swoją pracę w taki sposób, aby jak najlepiej go wykorzystać. „Zarządzanie czasem” jest dla mnie pewnego rodzaju skrótem myślowym i lepiej wyszukuje się w Google.

3. Zarządzanie sobą w czasie polega na tym, by robić więcej w krótszym czasie.

To tylko częściowa prawda. Jest różnica między byciem produktywnym a byciem ciągle zajętym. Po pierwsze, nie chodzi o to, aby robić więcej, tylko aby osiągać lepsze efekty, mniejszymi nakładami energii. To subtelna różnica, mająca duże znaczenie. Po drugie, poprzez umiejętne zarządzanie sobą w czasie zyskujesz dodatkowy czas na inne obszary życia, które czasem zaniedbujesz (np. realizację pasji, regenerację, rozwój, czas dla bliskich itp.). Po trzecie, chodzi o to, aby pracować nie więcej, ale mądrzej, dobrze organizować sobie pracę, wyznaczać priorytety, zapobiegać przepracowaniu i wypaleniu. Więcej, w tym wypadku znaczy mniej.

4. Ludzie produktywni ogarniają wszystkie zadania.

Ludzie czasem pytają mnie „Jak Ty to wszystko ogarniasz?”. Ja wtedy odpowiadam „Nie ogarniam.” 😉 Zarządzanie sobą w czasie nie oznacza, że realizujesz wszystkie zadania i cele, które sobie wyznaczyłeś. Prawie normą jest, że nie robię wszystkiego, co sobie zaplanowałem na dany dzień. A uważam siebie za osobę niezwykle produktywną. Nie jesteśmy bowiem w stanie określić dokładnie, ile dane zadanie zajmie nam czasu. W ciągu dnia pojawiają się również nieprzewidywane i nieplanowane sytuacje, którym będziesz musiał poświęcić swoją uwagę.

5. Odkładanie na później jest złe.

Nawiązując do poprzedniego mitu, wiele osób myśli, że odkładanie na później jest złe. Sam wiele razy obwiniałem się o to, że przesuwam w czasie realizację pewnych zadań. Kiedy jednak żyjesz intensywnie, masz dużo pomysłów i więcej na głowie, niż statystyczny Kowalski, będziesz musiał niektóre rzeczy odłożyć a później. Z innych będziesz musiał w ogóle zrezygnować. Nazywam to świadomym odkładaniem na później. Oczywiście nie chodzi tutaj o „chorobliwą” prokrastynację, ale o zadania, które nie są Twoim priorytetem.

Jeśli coś nie jest zdecydowanym TAK, to jest zdecydowanym NIE.

6. Do zarządzania sobą w czasie trzeba mieć talent.

Wiele razy zdarzało mi się słyszeć „Ja nie mam do tego serca”, „To nie jest moją silną stroną” albo „Z tym trzeba się urodzić”. Zarządzanie sobą w czasie to nie jest wrodzona umiejętność, ale coś, czego można się nauczyć. Oczywiście są ludzie, którym przychodzi to łatwiej, a inni muszą włożyć w to trochę więcej wysiłku. Wynika to m.in. z naszego temperamentu. Jednak absolutnie każdy może tego się nauczyć i zwiększyć swoją produktywność.

7. Do zarządzania sobą w czasie wystarczy dobry organizer.

Kupię dobry organizer, zainstaluję aplikację i będę super zorganizowany. Takiemu złudzeniu ulega wiele osób, które zaczyna swoją przygodę z zarządzaniem sobą w czasie. Sam kiedyś szukałem idealnego narzędzia, które załatwi za mnie robotę. Niestety takie narzędzie nie istnieje. Bez nabycia odpowiednich umiejętności zarządzania własnym czasem, poukładania wielu obszarów i porzucenia pewnych nawyków, możemy tylko pomarzyć o dobrej samoorganizacji.

8. Istnieje jedna, uniwersalna metoda zarządzania sobą w czasie.

Był taki okres, że i ja szukałem tej idealnej metody zarządzania sobą w czasie. We wspomnianym wcześniej artykule o zarządzaniu czasem, dzielę się aż 40 metodami, które poznałem i przetestowałem na sobie. Jednak żadna z nich samodzielnie nie spełniła moich oczekiwań w 100%. Z wielu z nich wybrałem to, co najlepsze i stworzyłem swój unikalny i dopasowany do mnie „System Produktywności”. Wiara w to, że istnieje jedna uniwersalna metoda, prowadzi do frustracji i porzucenia myśli o sprawnym zarządzaniu sobą w czasie.

9. Zarządzanie sobą w czasie wymaga wprowadzenia wielkich zmian.

Osobiście jestem fanem podglądania różnych rozwiązań z branży produkcyjnej i przekładania ich do własnego życia. Jednym z nich jest filozofia Kaizen stosowana m.in. przez firmę Toyota. Upraszczając definicję, Kaizen to usprawnianie i doskonalenie procesów małymi krokami. Nie musisz od razu przewracać swojego życia do góry nogami, by skutecznie zarządzać sobą w czasie i poprawić produktywność. Wystarczy, że na początek zastosujesz jedno rozwiązanie, jedną metodę. Kiedy już będziesz sprawnie jej używał, to dołożysz kolejny klocek do układanki. Pamiętaj – ewolucja, a nie rewolucja!

10. Multitasking wpływa na poprawę produktywności.

Według definicji multitasking to robienie kilku rzeczy naraz. Jest wielu zwolenników takiego podejścia do zarządzania sobą w czasie, a niektórzy wręcz się tym chełpią. Niestety kolejny raz badania naukowe pokazują, że nie ma to nic wspólnego z produktywnością. Nie można bowiem robić kilku rzeczy jednocześnie. Można się jedynie między nimi szybko przełączać. Skutkuje to niestety obniżeniem wydajności, ponieważ zadania konkurują między sobą o naszą uwag. Zużywamy w ten sposób więcej naszych zasobów poznawczych. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, kiedy jedno z wykonywanych zadań jest całkowicie zautomatyzowane (np. bieganie i słuchanie audiobooków) albo „używają” one odrębnych zmysłów (np. wzrok i dotyk).

11. Żeby zrealizować duży projekt, trzeba ukończyć specjalistyczne szkolenie z zarządzania projektami.

Jednym z najczęstszych powodów prokrastynacji jest wielkość i złożoność zadań. Wielu osobom wydaje się, że muszą nabyć specjalistyczne umiejętności z zarządzania projektami, aby je ogarnąć. Tymczasem wystarczy w odpowiedni sposób je podzielić i zorganizować.  Następnie realizować kawałek po kawałku, wykorzystując kilka prostych metod. Większość z nich tylko na początku wygląda strasznie.

12. Żeby dobrze zarządzać sobą w czasie trzeba mieć plan długoterminowy.

Swoją przygodę z zarządzaniem sobą w czasie zacząłem od czytania książek na ten temat. W wielu z nich autorzy zachęcali do zaczynania od długoterminowych celów i wizji przyszłości. Zalecali, by z nich wyprowadzić cele średnio i krótko terminowe, a następnie działania bieżące. Nie ma w tym podejściu nic złego, pod warunkiem, że nie jesteś w czarnej dupie w ogarnianiu rzeczywistości. Stosując kiedyś te zasady, łapałem się na tym, że ciągle planuję i brakuje mi czasu na ich realizację. Po wielu próbach i poszukiwaniu innych technik odkryłem metodę GTD (Getting Things Done). Jej podstawą jest wyznaczanie najbliższych działań. Zanim więc zaczniesz snuć plany długoterminowe, naucz się dobrze zarządzać sobą w czasie na bieżąco.

13. W przyszłości będzie więcej czasu na wszystko.

„Już był w ogródku, już witał się z gąską”, jeszcze chwila i wyjdę na prostą. Jeszcze tylko ten jeden projekt, jedno zadanie i będę mógł odetchnąć z ulgą. Brzmi znajomo? Zapomnij, że kiedyś nadejdzie taki moment. Jeśli należysz do osób, które lubią, kiedy coś się dzieje i mają dużo pomysłów, to możesz pomarzyć. Nawet jeśli sam nie zarzucisz się pracą, to z pewnością zadbają o to inni. Przyroda nie znosi próżni. Co z tym zrobić? Po pierwsze, zaakceptować ten fakt i przestać się łudzić.  Po drugie, opanować zarządzanie sobą w czasie. I na koniec, rozwijać swoją asertywność (również wobec siebie).

14. Aby dobrze zarządzać sobą w czasie, trzeba oddzielić życie prywatne od zawodowego.

Work-life-balance stał się w ostatnich latach bardzo modny. Jest to koncepcja na zarządzanie sobą w czasie której celem jest znalezienie równowagi między pracą a życiem prywatnym. Wiele osób koncepcję work-life balance interpretuje jako oddzielenie życia prywatnego od zawodowego albo jako równy podział czasu na jedno i drugie. Jednak granice między życiem zawodowym a osobistym coraz bardziej się zacierają i coraz trudniej rozdzielić te dwa światy. Dlatego, zamiast oddzielać je na siłę, lepiej nauczyć się między nimi przełączać i w umiejętny sposób je łączyć.

15. Planowanie i zarządzanie sobą w czasie to zabijanie spontaniczności.

Słyszałem to dziesiątki razy. A do tego, że odbiera to radość z pracy i zabija kreatywność. Są to mity rozpowszechniane najczęściej przez przeciwników zarządzania sobą w czasie i osoby, którym nie chce się uczyć nowych umiejętności. Próbują w ten sposób zmniejszyć dysonans poznawczy. Badania psychologów pokazują jednak coś zupełnie odwrotnego. Zorganizowane i uporządkowane życie pozwala przede wszystkim na znalezienie przestrzeni na relaks, odpoczynek i odnowę w ważnych obszarach życia. To dalej prowadzi do bardziej twórczej pracy i lepszego przystosowania się do zmieniających się warunków, jeśli zajdzie taka potrzeba.

16. Nie trzeba niczego zapisywać. Wszystko można zapamiętać.

Kolejne kłamstwo, które wciskają sobie osoby, którym nie chce się rozwijać umiejętności zarządzania sobą w czasie. No, chyba że masz do siedmiu spraw na głowie. Badania naukowe wskazują bowiem, że w pamięci krótkotrwałej (operacyjnej) możemy przechowywać średnio 7 (+/-2) porcji informacji. Jeśli dodatkowo weźmiemy pod uwagę coraz większą ilość bodźców płynących z otoczenia i szum informacyjny, może się okazać, że zdolności te są jeszcze mniejsze. Nawet jeśli Twoje zdolności do zapamiętywania są dużo większe niż wspomniane, to lepiej umysł wykorzystywać do twórczej i produktywnej pracy, zamiast do przechowywania „zbędnych” informacji.

17. Minimum 8 godzin snu podnosi produktywność.

Pracując nad poprawą własnej produktywności, interesuję się również tematem snu i jego wpływu na naszą wydajność w ciągu dnia. Na ten temat istnieje również wiele mitów. Najpopularniejszym jest czas snu. Spotkałem się już z tyloma wersjami i argumentami (również lekarzy), że można się w tym pogubić. Prawda jest natomiast taka, że nie ma jednego, wspólnego dla wszystkich ludzi, zalecanego czasu snu. Wpływa na to bowiem wiele zmiennych. Począwszy od indywidualnych potrzeb biologicznych, poprzez wiek, pory roku, nastrój, obciążenie pracą, kończąc na jego jakości.

18. Najlepsze efekty osiąga się pod presją czasu.

Chyba każdy, kto studiował, zna tzw. syndrom studenta. To nic innego jak odkładanie nauki do egzaminów na ostatni moment. Podobnie dzieje się z naszymi zadaniami w pracy. Różni się on od wspominanego wcześniej świadomego odkładania na później tym, że w tej sytuacji mamy do czynienia z ważnymi dla nas zadaniami, które „musimy” wykonać. Ten temat również został zbadany przez naukowców. Okazuje się, że działając pod presją czasu, zadania wykonujemy bardziej niedbale i mamy gorsze efekty.

19. Potrzeba 21 dni na wyrobienie nawyku.

Niestety nie jest to ani 21 dni, ani nawet 30. Podobnie jak w przypadku zalecanego czasu snu, jest to sprawa bardzo indywidualna. Zależy to również od tego, jaki nawyk próbujemy wypracować. Według badań średni czas potrzeby do tego, aby jakieś zachowanie weszło w nawyk, potrzeba aż 66 dni. Przy czym trzeba zaznaczyć, że rozrzut wyników wśród osób badanych jest bardzo duży i w jednym z badań wynosił od 18 do 254 dni!

20. W planowaniu należy określić czas potrzebny na realizację wszystkich zadań.

Był taki czas, że popadłem w „obsesję produktywności”. Próbowałem zaplanować praktycznie każdą minutę dnia. Starałem się określać dokładnie czas realizacji każdego zadania, a następnie umieszczać je w swoim kalendarzu. Rzeczywistość szybko jednak weryfikowała moje plany. Nie da się bowiem przewidzieć dokładnie czasu realizacji poszczególnych zadań. Tak samo nie da się przewidzieć wszystkich okoliczności i nieprzewidzianych zdarzeń w ciągu dnia.

21. Kto rano wstaje, temu Pan Bóg daje.

A mówiąc inaczej, mit o tym, że najlepsze efekty osiąga się rano. Żeby ponownie nie zawiało hipokryzją, powiem, że wstawanie wczesnym rankiem może przynieść wiele korzyści. Dzięki temu możemy zyskać sporo czasu i w skupieniu popracować. Pisałem o tym przy okazji „złotej godziny” w artykule o metodach zarządzania czasem. Nie od tego jednak zależy nasza produktywność. Ma bowiem na nią wpływ wiele czynników, takich jak ilość i jakość snu albo nasze krzywe wydajności i zakłóceń opisywane w tym samym artykule. Wydajnym można być również wieczorem, jeśli np. wcześniej utniemy sobie drzemkę (tzw. power nap).

[grwebform url=”https://app.getresponse.com/view_webform_v2.js?u=S9dSn&webforms_id=29947904″ css=”on” center=”off” center_margin=”200″/]

Jak zarządzać sobą w czasie i podnosić produktywność?

1. Używaj sprawdzonych i praktycznych metod na zarządzanie sobą w czasie. Znajdziesz je między innymi w moim artykule: Zarządzanie Czasem i Zadaniami – 40 Metod, Technik, Zasad i Trików.
2. Zbuduj swój unikalny „system produktywności” dopasowany do Twoich potrzeb.
3. Poszukaj odpowiednich narzędzi i aplikacji, które będą Ci służyć, usprawniać i ułatwiać pracę.
4. Pracuj nad swoją efektywnością osobistą i utrzymywaniem równowagi między wszystkimi obszarami życia. Jak to zrobić? Pisałem o tym m.in. w artykule: Efektywność Osobista i Zarządzanie Sobą – 10 filarów produktywności.
5. Ciągle się ucz, rozwijaj swoje metody i udoskonalaj zarządzanie sobą w czasie.
6. Miej zdrowy dystans do tego, co czytasz w Internecie (również tego, co ja piszę) i czasem po prostu wrzuć na luz. 😉

A jeśli nie chcesz tego robić sam i zależy Ci na szybkim opanowaniu tych umiejętności, to możesz skorzystać z „gotowca”. Uczę tego wszystkiego podczas mojego szkolenia z zarządzania czasem i zadaniami. Jego program znajdziesz w menu strony lub klikając w poniższy obrazek.

Możesz też, dołączyć do mojej grupy na Facebooku Rozwój Osobisty i Zarządzanie Czasem w Praktyce. Dzielę się w niej m.in. sprawdzonymi trikami na hackowanie czasu i rzeczywistości. 😉

Pozdrawiam Cię bardzo serdecznie i…
Niech MOC będzie z Tobą.
Mariusz Tomaszewski – Twój Trener Efektywności Osobistej 😉

P.S. Ciekawy artykuł? Udostępnij proszę i pomóż mi docierać do innych.