Zarządzanie Czasem i Zadaniami – 40 Metod, Technik, Zasad i Trików

Czym jest zarządzanie czasem? Jakie są najskuteczniejsze metody i techniki zarządzania zadaniami? Dlaczego niektórzy ludzie z powodzeniem realizują swoje plany, podczas gdy inni ciągle odkładają marzenia na później? Co robić, by zyskać więcej czasu dla siebie i swoich bliskich? Jak realizować więcej, mniejszym kosztem energii i czasu? I co robić, aby przejąć pełną kontrolę nad swoją rzeczywistością?

Zarządzanie czasem – jak osiągać więcej za mniej?

Prawie od zawsze interesuje mnie zarządzanie czasem i podnoszenie efektywności osobistej. Przez wiele lat pracowałem w korporacji jako dyrektor sprzedaży, zarządzając kilkoma zespołami a pośrednio tysiącami osób. Przez moje biuro i skrzynkę mailową, codziennie przewijały się dziesiątki projektów,  setki spraw i problemów do rozwiązania. Zmuszało mnie to, do ciągłego podnoszenia swojej skuteczności osobistej i menedżerskiej na wyższy poziom.

O poziomach zarządzania czasem mówię w poniższym filmie na moim kanale na YouTube. Zachęcam Cię do obejrzenia go, przed lekturą poniższego artykułu.

Przechodząc drogę od braku produktywności, do stworzenia systemu zarządzania czasem, przetestowałem mnóstwo sposobów radzenia sobie w takich okolicznościach oraz chyba wszystkie możliwe metody umożliwiające sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.

Spośród nich wybrałem dla Ciebie czterdzieści najbardziej wartościowych i sprawdzonych technik, dzięki którym zarządzanie czasem stanie się proste i przyjemne. Sięgnij po nie a wzniesiesz swoją efektywność na wyżyny. Nie musisz stosować wszystkich metod zarządzania czasem. Wystarczy, że zaczniesz od jednej, która najbardziej przypadnie Ci do gustu. Traktuj je niczym menu w najlepszej restauracji, z którego możesz wybierać i próbować różne potrawy. Z tych, które zasmakują Ci najbardziej, stwórz swój własny jadłospis i pozostań z nim na dłużej.

Życzę Ci SMACZEGO!

Metody, techniki i zasady zarządzania czasem

Czas płynie, czy tego chcesz, czy nie. Nie ma nic gorszego od poczucia straty czasu. Czasu nie można cofnąć i jest jedynym zasobem, którego nie można odzyskać.

Czas jest tym, czego potrzebujemy najbardziej, ale wykorzystujemy najgorzej.  William Penn

Co w takim razie robić, aby jak najlepiej wykorzystać czas? Jak opanować zarządzanie czasem i zadaniami? Zapoznaj się z 40 skutecznymi sposobami!

1. Fotografia dnia pracy

Są dwa główne cele, którym służy zarządzanie czasem pracy i zadaniami. Pierwszy to lepsze wykorzystanie dostępnego czasu, a drugi – ograniczenie jego marnowania. Aby efektywnie zarządzać swoim czasem, musisz ustalić, na co go przeznaczać.

Dokonaj audytu swojego czasu. Zapisuj przez jakiś okres (np. przez tydzień) wszystkie swoje aktywności wraz z ilością czasu, jaki na nie przeznaczasz.

Następnie zrób podsumowanie. Odpowiedz sobie na pytania: Ile czasu zajmuje Ci efektywna praca? Ile czasu przeznaczasz na dbanie o swoje zdrowie, odpoczynek i rozwój osobisty? Jak często spędzasz czas z innymi ludźmi i w jaki sposób? Ile czasu marnujesz na nic nieznaczące czynności?

2. Krzywa wydajności REFA

Czyli rozkład Twojej wydajności i efektywności osobistej w ciągu dnia. Niezależnie od tego, czy jesteś „sową” czy „skowronkiem”, Twoja wydajność podlega pewnym cyklom i wahaniom energii.  I właśnie o tym, mówi krzywa wydajności psychofizycznej REFA (REFA = Komisja Badań nad Pracą).

Statystycznie, u większości ludzi szczyt wydajności w zarządzaniu czasem występuje przed południem, po czym dość mocno spada. W godzinach późno popołudniowych z powrotem rośnie, ale nie osiąga już takiego poziomu, jak wcześniej. Po tym wzroście stale spada, by w godzinach nocnych osiągnąć najniższy punkt.

Planuj swoje zadania i zarządzaj czasem w taki sposób, aby jak najlepiej wykorzystać tę zasadę.

3. Krzywa zakłóceń dnia a zarządzanie czasem

Kolejna krzywa obrazująca zarządzanie czasem dotyczy zakłóceń. Wielu menedżerów pracuje efektywnie wtedy, kiedy nic im nie przeszkadza. Do najczęstszych zakłóceń w pracy możemy zaliczyć: rozmowy z innymi ludźmi, pytania od innych pracowników, rozmowy telefoniczne, spotkania, narady, niespodziewane problemy, maile itp. Podobnie jest w czasie wolnym od pracy.

Każdy z nas ma w ciągu dnia takie momenty, w których pojawia się więcej zakłóceń, w innych zaś mniej. Dlatego zarządzanie czasem pracy zacznij od określenia swojej „krzywej zakłóceń”. Najważniejsze zadania załatwiaj w okresie rzadszego występowania zakłóceń. Zadania mniej wymagające odłóż na czas, w którym masz mniejsze możliwości pracy w koncentracji i spokoju.

4. Efekt piły

Z krzywą zakłóceń wiąże się mocno efekt piły. Polega on na tym, że człowiek oderwany od wykonywania danego zadania nawet na chwilę, potrzebuje dodatkowego czasu na powrót do niego i ponowne rozkręcenie się. Różne źródła podają, że straty czasu, które z tego tytułu wynikają, mogą sięgać nawet do 28%.

Piła służy tutaj jako metafora. Wykonywanie zadania w skupieniu to „ząb” piły, czyli część efektywnie tnąca. Przestrzeń między zębami to nieefektywne zarządzanie czasem, przeznaczone na powrót do realizacji przerwanego zadania.

Aby zminimalizować efekt piły, zorganizuj swoją pracę i zarządzanie czasem pracy tak, aby jak najmniej rzeczy Ci przeszkadzało i odrywało od realizacji zadań.

5. Metoda GTD

To metoda zarządzania czasem, która zrobiła prawdziwą rewolucję w moim życiu! Jej głównym celem jest uchwycenie wszystkich zadań, które muszą być zrealizowane oraz umieszczenie ich w zewnętrznym, logicznie poukładanym systemie i odpowiednie posługiwanie się nim.

Najważniejszym założeniem metody GTD jest pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami:

1. Gromadzenie – umieszczanie wszystkich zadań w jednym miejscu;
2. Analizowanie – określanie, jakiej aktywności z Twojej strony wymaga dana sprawa;
3. Porządkowanie – przypisywanie konkretnych zadań do odpowiednich miejsc i folderów;
4. Przeglądanie – okresowe aktualizowanie systemu i analizowanie swojej pracy;
5. Realizacja – decydowanie o tym, czym się zająć w zależności od tego, jaki jest kontekst, w którym się znajdujemy oraz ile mamy czasu i energii.

Do tematu tej metody zarządzania czasem będę zapewne nie raz wracał na blogu, dlatego jeśli nie chcesz przegapić kolejnych wpisów, zapisz się na mój newsletter i odbierz prezent:

6. Metoda ALPEN

Nazwa tej metody ułatwiającej zarządzanie czasem to akronim od niemieckich słów:

• A – (Aufgaben – zadania) – na tym etapie określasz, co masz do zrobienia danego dnia i zapisujesz to;
• L – (Länge schätzen – szacowanie długości) – po zrobieniu listy, określasz, ile czasu zajmie Ci realizacja poszczególnych zadań;
• P – (Pufferzeiten einplanen – przerwy i pauzy) – tutaj uwzględniasz wszystkie przerwy, które pozwolą Ci się zregenerować i odpocząć między zadaniami;
• E – (Entscheidungen treffen – priorytety) – określasz to, co jest dla Ciebie najważniejsze danego dnia, ustalasz zadania do delegowania innym osobom, a następnie przechodzisz do działania;
• N – (Nachkontrolle – kontrola) – to czas na analizę i podsumowanie Twojej efektywności osobistej i zarządzania czasem danego dnia.

Metoda ALPEN sprawdzi się najbardziej wtedy, kiedy zarządzasz czasem i zadaniami krótkoterminowo (np. z perspektywy jednego dnia). Jest bardzo popularna ze względu na swoją prostotę i skuteczność.

7. Metoda TRZOS

Inną, bardzo podobną do ALPEN metodą zarządzania czasem i planowanie dnia lub tygodnia, jest TRZOS:

• T – Terminy zadań (do spisania) – wypisz wszystkie zadania i ustal, do kiedy je zrealizujesz;
• R – Ramy czasowe (do określenia) – wyznacz, ile czasu zajmie Ci realizacja poszczególnych zadań;
• Z – Zaplanowanie rezerw czasu – uwzględnij czas na odpoczynek i nieplanowane czynności;
• O – Ograniczenie innych działań – ustal priorytety i skup się na jednym, najważniejszym zadaniu w danym momencie;
• S – Skontrolowanie rezultatów – weryfikuj swoje postępy, modyfikuj swój plan i ulepszaj techniki zarządzania czasem.

Stosuj tę metodę, kiedy chcesz w szybki sposób zaplanować swój dzień i przejść od razu do działania. Najlepiej sprawdza się w wersji „przelanej” na papier.

8. Procedura OATS

Nieco bardziej skomplikowaną od dwóch poprzednich (ale niezwykle ciekawą) metodą zarządzania czasem, jest taktyka OATS. Akronim pochodzi z języka angielskiego  i w dosłownym znaczeniu oznacza „owies”:

• O (Outcomes – wyniki) – zaplanuj, jakie efekty chcesz osiągnąć w perspektywie określonego czasu (np. tydzień, miesiąc itd.) – wybierz od 3 do 6 takich celów;
• A (Activities – działania) – wypisz wszystkie powiązane działania, niezbędne do osiągnięcia tych efektów (ale nie umieszczaj na liście innych zadań);
• T (Time – czas) – oszacuj czas potrzebny na zrealizowanie każdego z działań; bazuj na swoich wcześniejszych doświadczeniach, a jeśli trudno Ci określić czas jakiegoś zadania, podziel je na mniejsze;
• S (Schedule – harmonogram) – zaplanuj realizację spisanych działań w czasie i ustal priorytety; wyznacz godziny w swoim kalendarzu, kiedy będziesz zajmować się wyłącznie nimi.

W przypadku bardzo dużych projektów lub odległych celów podziel je na kilka etapów, aby nie utknąć w planowaniu i nie tworzyć zbyt długich list zadań.

9. Bloki czasowe w zarządzaniu czasem

To jedna z moich ulubionych metod na zarządzanie czasem i pracę z kalendarzem. Jej głównym założeniem jest praca w pewnych blokach czasowych, w których zajmujesz się określonym typem zadań. Mogą to być np.:

• Spotkania – z innymi ludźmi lub z samym sobą. W tym drugim przypadku może to być czas przeznaczony na przemyślenia, realizację pasji, rozwój, lub planowanie;
• Projekty − czyli dłuższe przedziały czasu przeznaczone na zadania w ramach ważnego projektu lub celu;
• Grupy pojedynczych zadań związane z określonym kontekstem (np. odpisywanie na maile).

Warto pamiętać, aby pomiędzy poszczególnymi blokami czasowymi pozostawić wolne przestrzenie. Przy większych zadaniach oszacowany czas może okazać się niewystarczający, a Ty możesz chcieć je zakończyć, zanim zabierzesz się za następne. Zarządzanie czasem ma swoje pułapki… Uważaj, aby w nie nie wpaść 😉

10. Zasada 60:40

Tę zasadę zarządzania czasem znają chyba wszyscy. Jest ona świetnym uzupełnieniem wszystkich pozostałych. Głównym jej założeniem jest to, aby nie planować 100% swojego czasu i pozostawić w swoim harmonogramie pewien bufor czasowy. Niezależnie bowiem od tego, jak wielkim optymistą jesteś, nie jesteś w stanie zaplanować swojego czasu co do minuty. Rzeczywistość takie plany szybko zweryfikuje.

Czasami zasada ta jest przedstawiana jako 60:20:20, gdzie:

• 60% czasu, to zaplanowane czynności,
• 20% − czynności nieoczekiwane, których nie sposób przewidzieć,
• 20% − czynności spontaniczne, czyli Twoja aktywność twórcza i wszelkiego rodzaju „zachcianki”.

Oczywiście 60:40 jest kwestią umowną i możesz te proporcje dostosować do swoich potrzeb i umiejętności. Zarządzanie czasem ma służyć przede wszystkim Tobie.

11. Złota godzina w zarządzaniu czasem

Złota godzina w fotografii to najlepszy czas na robienie zdjęć na zewnątrz. Przypada na godzinę po wschodzie słońca i godzinę przed zachodem. Światło słoneczne ma wtedy najpiękniejszą barwę. Złota godzina w zarządzaniu czasem to najlepszy sposób na doskonałe rozpoczęcie lub zakończenie dnia.

Wstawaj przed wszystkimi domownikami lub przychodź do pracy o godzinę wcześniej. To 60 minut, podczas których nikt nie będzie Ci przeszkadzał i będziesz miał czas wyłącznie dla siebie. Przeznacz go na najważniejsze dla siebie aktywności lub na rzeczy, na które w ciągu dnia brakuje Ci czasu. Uczyń z tych rzeczy codzienny rytuał i nastrój się na cały dzień. Podobną godzinę możesz wygospodarować sobie wieczorem.

12. Technika Pomodoro

Zarządzanie czasem bez tej metody?! To niemal niemożliwe! Stanowi ona klasykę technik zarządzania czasem. Każdy, kto próbuje lepiej się zorganizować, prędzej czy później na nią trafi. Nazwa tej techniki wywodzi się od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Metoda ta opiera się na działaniu w określonych cyklach czasowych. W najbardziej pierwotnej wersji polega ona na pracy w 25-minutowych blokach czasowym,  pomiędzy którymi robi się 5-minutowe przerwy.

Jeśli ukończysz zadanie przed upływem 25 minut, skreślasz je z listy i po przerwie zabierasz się za kolejne w następnym 25-minutowym cyklu. Po 4 pełnych cyklach robisz sobie dłuższą, 30-minutową przerwę.

Podstawą tej techniki zarządzania czasem jest pełne skupienie się w określonym czasie na zadaniu i całkowite odizolowanie od innych rzeczy. Dwadzieścia pięć minut jest umowne. Długość przedziału dostosuj do własnych potrzeb.

13. Prawo Parkinsona

Wyobraź sobie, że stoisz przed realizacją ważnego zadania i wydaje Ci się, że zajmie Ci ono bardzo dużo czasu. Odkładasz je w nieskończoność, a gdy zbliża się termin jego ukończenia, nagle realizujesz je w 1/10 zakładanego czasu. Czyż nie brzmi to znajomo? 😉

Prawo Parkinsona mówi o tym, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Pierwszy raz opisał je angielski historyk Cyril Parkinson pod koniec lat 50-tych. Zauważył, że urzędnikom brytyjskim mającym do dyspozycji 8 godzin na wykonanie zadania, jego realizacja zajmuje dokładnie tyle czasu, nawet jeśli jest ono proste, i nie powinno zająć więcej niż 4 godziny.

Wykorzystaj tę zasadę w zarządzaniu czasem i przeciwdziałaniu odkładania zadań na ostatnią chwilę. Wyznacz deadline i załóż o połowę mniejszy czas niż zwykle na realizację danego zadania, by szybciej cieszyć się wolnym czasem po jego ukończeniu.

14. Łączenie czynności

W ostatnich latach bardzo modny w zarządzaniu czasem stał się multitasking, czyli robienie kilku rzeczy naraz. Niestety badania naukowe wykazały, że kiedy realizujemy kilka czynności jednocześnie, nasza efektywność spada.

Są od tego jednak dwa wyjątki. Pierwszy dotyczy zadań zautomatyzowanych (np. jazda samochodem, bieganie itp.) które nie wymagają Twojej świadomej kontroli nad nimi. Drugi − zadań wykorzystujących różne kanały zmysłowe (np. dotyk/ruch, słuch, wzrok, itd.).

Wykorzystaj tę wiedzę i łącz różne czynności a Twoje zarządzanie czasem stanie się jeszcze skuteczniejsze. Możesz np. biegać słuchając audiobooków, wykonywać rozmowy telefoniczne w czasie podróży, czytać w kolejce u lekarza itp. Wszystko zależy od Twojej inwencji twórczej.

15. Procedury i checklisty

Checklisty, nazywane często listami kontrolnymi, mogą pomóc Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu. Checklista to proste narzędzie wspomagające zarządzanie czasem i umożliwiające kontrolę poprawności realizacji zadań. Dzięki liście kontrolnej nie musisz o niczym pamiętać i zastanawiać się, co jeszcze należy zrobić. 

Najbardziej przydaje się ona w złożonych przedsięwzięciach lub czynnościach rutynowych, powtarzanych, co jakiś czas (np. lista rzeczy do zabrania na wyjazd w góry, lista organizacji szkolenia, publikacji artykułu itp.).

Jeśli prowadzisz firmę lub jesteś menedżerem zespołu, możesz też tworzyć procedury postępowania. Podczas tworzenia, przeznaczysz na nie trochę czasu, ale w przyszłości zwrócą Ci się z nawiązką (m.in. unikniesz zbędnych pytań od pracowników, nieporozumień czy błędów w wykonaniu zadań).

16. Metoda RPM

Jest to jedna z najmniej znanych metod zarządzania czasem, choć nazywanie jej metodą jest trochę na wyrost. Jest to bowiem bardziej sposób myślenia o zarządzaniu czasem i realizacji życiowych celów. Twórcą RPM jest Tony Robbins.

Głównym założeniem tej filozofii myślenia jest odpowiednie zorganizowanie pracy i życia z uwzględnieniem 3 aspektów (akronim RPM):

1. Results-focused (koncentracja na wyniku) – Jaki jest Twój cel? Czego tak naprawdę chcesz?
2. Purpose-driven (powód działania) – Dlaczego chcesz to zrobić? Co jest Twoją motywacją?
3. Massive action plan (ogromny plan działań) – Jaki jest Twój plan? Co musisz zrobić, aby go osiągnąć?

Ta metoda może Ci się przydać przy planowaniu życia z szerszej perspektywy i ułatwić zarządzanie czasem.

17. Zasada 168 godzin

Być może pomyślisz, że ta zasada zarządzania czasem jest trochę na wyrost, ponieważ większość ludzi planuje swój czas z perspektywy najbliższych 24 godzin. Tworzą oni listy zadań do zrobienia na dany dzień. Tzw. “listy To-Do” (do zrobienia).

Laura Vanderkam, autorka książki „Głodni czasu. Efektywne 168 godzin w 7 dni lub tydzień” zachęca jednak do zarządzania czasem i planowania z perspektywy całego tygodnia. Podobne podejście (przeglądy tygodniowe) proponuje David Allen we wspomnianej wcześniej metodzie GTD. Osobiście również planuję swój kalendarz w przedziałach tygodniowych.

Dzięki takiej perspektywie zdiagnozujesz, co kradnie Twój czas, mądrze rozplanujesz bloki czasowe i ustalisz kamienie milowe oraz priorytety do swoich najważniejszych projektów.

Zarządzanie zadaniami i projektami

Zarządzanie czasem to jedno a umiejętność postępowania z natłokiem zadań to drugie. Poznaj najlepsze metody radzenia sobie z rzeczywistością i porządkowania napływających spraw.

18. Jedna rzecz

Jak już wspominałem, multitasking w większości przypadków jest mało produktywny. Daje złudne poczucie efektywności. Jesteś ciągle „zarobiony”, ale efekty Cię nie satysfakcjonują. Robiąc wiele rzeczy naraz, tak naprawdę niczego nie robisz do końca.

Skup się na jednym zadaniu w danym momencie i zrealizuj je do końca. Stosuj prawo wymuszonej wydajności. Zadaj sobie pytanie:

Jaką JEDNĄ rzecz mogę zrobić, ale taką, że gdy będzie zrobiona, wszystko inne stanie się prostsze, albo nieistotne?

Dopiero kiedy skończysz jedno, zabierz się za drugie. A potem za kolejne i kolejne. W podobny sposób postępuj z celami. Tylko jeden na raz, a zobaczysz, że z perspektywy czasu zrealizujesz ich więcej.

Kto dwa zające goni, nie złapie ani jednego. Przysłowie rosyjskie Click To Tweet

Zanim więc ustalisz sobie nowy cel, skończ to, co zacząłeś lub zastanów się, z czego zrezygnujesz. O stawianiu celów pisałem też w tym artykule: Wyznaczanie celów i tyrania bycia niewystarczającym.

19. Metoda SMART

Koncepcję ustalania celów metodą SMART znają chyba wszyscy. Jest ona nieodłącznym elementem prawidłowego planowania zadań i realizacji celów. Również efektywne zarządzanie czasem nie może się bez niej obejść. Pozwala ona zdefiniować efekt zadania w taki sposób, aby zwiększyć szansę na jego realizację oraz przede wszystkim, aby wiadomo było, co dokładnie należy zrobić.

Zgodnie z tą metodą, cel powinien być:

• S (Specific) – szczegółowy, specyficzny;
• M (Measurable) – mierzalny, możliwy do zmierzenia;
• A (Ambitious) – ambitny, stymulujący;
• R (Realistic) – realny, możliwy do wykonania;
• T (Timely) – terminowy, określony w czasie.

Jeśli dobrze określisz swój cel, zaplanowanie go i późniejsza realizacja będą dużo łatwiejsze.

20. Listy zadań

Zapisuj swoje zadania w jednym miejscu. Wyrzucaj wszystko z głowy i przelewaj na papier albo korzystaj z aplikacji mobilnej. Wykorzystuj swoją głowę do wyższych celów, zamiast do przechowywania mało istotnych spraw. „Działają one w tle” i obciążają Twój umysł niczym pootwierane okienka programów – system operacyjny i pamięć RAM w Twoim komputerze.

Twórz listy kontekstowe i łącz zadania w grupy projektowe, a jeśli nie masz ich zbyt wiele, twórz po prostu listy „To-Do”.

Oddziel różne rodzaje treści od siebie (zadania od notatek, plików itp.). Twórz listy zadań, a nic ważnego Ci nie umknie i będziesz bardziej spokojny, że wszystko masz pod kontrolą. A kiedy będziesz odhaczać kolejne zadania z listy jako zrobione, poczujesz prawdziwą satysfakcję i motywację do dalszych działań. Twoje zarządzanie czasem pracy będzie spokojne i harmonijne.

21. Mapy myśli

Twórz mapy myśli. Mimd Mapping to szczególny rodzaj notowania i planowania w formie graficznej, który w założeniu jego twórców (Tony’ego i Barry’ego Buzzana) ma zwiększać efektywność pracy, nauki i zapamiętywania, przy wykorzystaniu współpracy obu półkul mózgowych. Sprzyja myśleniu twórczemu i wielowymiarowemu, a nie nudnemu i odtwórczemu.

Tworzenie map myśli  jest od wielu lat nieodłącznym elementem mojego zarządzania czasem i planowania. Narzędzie to możesz wykorzystywać np. przy pracach nad planowaniem złożonych projektów, rozpisywaniu swoich celów na mniejsze części, czy graficznym ujęciu swoich przemyśleń.

Mapy myśli możesz tworzyć analogowo (ręcznie) lub za pomocą cyfrowych aplikacji, takich jak np.: XMind, z której sam korzystam.

22. Zjedz tę żabę

Twoja „żaba” jest Twoim największym i najważniejszym zadaniem. Bez wykonania go w pierwszej kolejności, prawdopodobnie nie powiedzie się Twoje efektywne zarządzanie czasem. Zadanie wciąż będziesz odkładał i stanie się ono niczym żaba, która wciąż siedzi na brzegu Twojego biurka i patrzy na Ciebie swym złowrogim wzrokiem. 🙂

Zajmij się tym zadaniem z samego rana.Wykorzystaj szczyt swojej krzywej wydajności. W miarę upływu dnia, Twoja silna wola będzie tracić swą moc a szansa na zrealizowanie zadania “żaby” będzie maleć.

Potraktuj to jako wyzwanie i oprzyj się pokusie, by zająć się czymś łatwiejszym. Jeżeli zaczniesz dzień od połknięcia „żywej żaby”, poczujesz dużą ulgę i zadowolenie, że nic gorszego tego dnia już nie może Cię spotkać.

Brian Tracy, autor książki „Zjedz tę żabę” mówi, że

jeśli musisz połknąć dwie żaby, zacznij od tej, która budzi większą odrazę.

23. Metoda salami

Jednym z najczęstszych powodów prokrastynacji (odkładania zadań na później) jest wielkość, trudność i złożoność zadań lub projektów, które musimy zrealizować.  Z pomocą przychodzi tu prosta technika zarządzania czasem nazywana metodą salami.

Polega ona na tym, żeby dzielić duże zadania na mniejsze czynności i pracować nad każdą z nich po kolei tak, jakbyś delektował się salami – plasterek po plasterku. Skończenie jednej, małej części zadania (plastra salami) budzi chęć sięgnięcia po następny, a później kolejny, aż dojdziesz do ostatniego kawałka. W ten sposób jesteś w stanie zrealizować nawet największe projekty i usprawnić zarządzanie czasem.

24. Metoda szwajcarskiego sera

Kolejna metoda, którą chcę Ci zaproponować w moim menu, przypomina poprzednią. Jest to zarządzanie czasem i zadaniami metodą szwajcarskiego sera. Dotyczy ona na realizacji zadań kawałek po kawałku tak jak w przypadku techniki salami. Różnica polega na tym, że zamiast realizować zadania po kolei, skupiasz się na czasie ich wykonania.

Wyznaczasz sobie określone odcinki czasu (weźmy na to 15-minutowe) i wybierasz te zadania w ramach danego projektu, które możesz w tym czasie zrealizować, nie bacząc na kolejność w ich realizacji. W ten sposób robisz pewnego rodzaju „dziury” w projekcie niczym w szwajcarskim serze. Możesz robić przerwy między poszczególnymi „kęsami” i wracać do swojego „sera” zawsze wtedy, kiedy znajdziesz kolejne 15-minut.

Metoda ta świetnie sprawdzi się w naprawdę złożonych projektach, w których nie bardzo wiesz, co powinno być zrobione najpierw, albo kiedy nie wiesz, od czego zacząć.

25. Planowanie kolejnego dnia

Planowanie dnia jest elementarnym procesem zarządzania czasem. To od niego zależy efektywność Twoich działań i bilans dnia, kiedy podsumujesz swoją efektywność wieczorem.

Kończ każdy dzień planem działań na następny, nawet jeśli jesteś „rannym ptaszkiem”. Nie odkładaj tego na poranek.

Odzyskasz kontrolę nad swoim czasem, kiedy kończąc pracę danego dnia, zrobisz plan działań na kolejny. A do tego będziesz mógł bardziej cieszyć się czasem wolnym i spokojniej spać. Rano, zamiast zastanawiać się, co należy zrobić, od razu zabierzesz się do pracy i zapewnisz sobie pozytywne nastawienie na cały dzień.

26. Zasada 1+3, czyli “choćby skały srały”

Tę zasadę stosuję od kilku tygodni, aby usprawnić swoje zarządzanie czasem pracy i muszę przyznać, że dawno żadna metoda nie sprawiła mi tyle radości, co ta. Jest ona przedłużeniem procesu planowania dnia i polega na wyznaczeniu:

• Jednego, najważniejszego zadania na dany dzień. To zadania związane z realizacją Twojego najważniejszego celu lub projektu, gdzie „choćby skały srały” 🙂 musisz (i chcesz) go zrealizować. Przeznacz na nie do ok.3 godzin i wykorzystaj czas, w którym jesteś najbardziej produktywny;
• Trzech mniejszych zadań, które nie są tak pracochłonne, jak to pierwsze, ale również prowadzą do osiągnięcia Twoich celów. Niech to będą zadania, których realizacja nie zajmie więcej niż 30-45 minut.

Niech te zadania będą dla Ciebie świętością! Broń ich i nie pozwól innym ludziom przeszkodzić Ci w ich realizacji!

27. Centrum dowodzenia

Nakryj do stołu i zbuduj swoje „centrum dowodzenia”. Zanim rozpoczniesz pracę nad swoimi obowiązkami, zgromadź wszystkie niezbędne zasoby, których będziesz potrzebować do ich realizacji, aby nie musieć odrywać się od swojego stanowiska pracy. 

Uporządkuj biurko i usuń wszelkiego rodzaju rozpraszacze uwagi. Przygotuj potrzebne materiały i zdobądź wcześniej niezbędne informacje. Na koniec zaparz sobie kawę, przygotuj butelkę wody, przekąski (najlepiej zdrowe) i dopiero wtedy rozpocznij pracę.

Dzięki temu nie będziesz musiał przerywać pracy i narażać się na niepotrzebne rozpraszanie uwagi oraz na różne pokusy, kiedy odejdziesz od biurka. 

28. Metoda OKR

Tej metody zarządzania czasem możesz użyć, jako rozwinięcie metody SMART. OKR jest skrótem od techniki stosowanej przez znane światowe korporacje i oznacza: cele i kluczowe rezultaty (Objectives and Key Results). Również w wielu polskich firmach używa się terminologii „okry” jako metody wyznaczania i kaskadowania celów.

Metodę OKR możesz zastosować również w swoim systemie do zarządzania czasem. Wyznacz 3 do 5 celów z najważniejszych obszarów swojego życia.  Dalej określ 1-3 mierniki sukcesu do każdego z nich (Po czym poznasz, że cel został osiągnięty?) a następnie zaplanuj ich realizację i przejdź do działania.

Regularnie śledź postępy i mierz stopień ich realizacji. To najważniejszy element tej metody.

29. Strategia najbliższego działania

Kolejny raz nawiążę do dzielenia większych zadań na pojedyncze czynności oraz do David’a Allen’a i jego genialnej metody na zarządzanie czasem GTD. Jednym z jej elementów jest wyznaczanie najbliższych działań. Są to te wszystkie czynności, które możesz zrealizować „od ręki” bez odrywania się od zadania.

David Allen zachęca do tego, aby działać z wizją celu, ale skupiać się na najbliższym działaniu. Koncentrując 100% swojej energii na najbliższym kroku, będziesz bardziej zmotywowany, by posuwać się do przodu i nie martwić się tym, co będzie potem.

To trochę tak, jak podążanie drogą na szczyt góry. Jeśli idziesz i myślisz ciągle o szczycie oraz drodze, jaką musisz przebyć, Twoja motywacja spada i czujesz się coraz bardziej zmęczony. Kiedy patrzysz pod nogi i koncentrujesz się na najbliższym kroku, posuwasz się do przodu i masz więcej energii, by iść dalej.

Sprawdź, bo ta strategia naprawdę działa i znacznie usprawnia zarządzanie czasem. Dzięki niej − pójdziesz o krok dalej. 😉

30. Zasada 2 minut i zarządzanie czasem

I kolejna zasada zarządzania czasem od David’a Allen’a. Ciągle zaskakuje mnie zachwyt uczestników mojego szkolenia z zarządzania czasem, kiedy przedstawiam im tę prostą zasadę.

W czasie procesu planowania lub w trakcie dnia, kiedy realizujesz już swoje plany, wpada do Twojego systemu zarządzania czasem wiele spraw (zadania, maile, itp.). Część z nich to sprawy, które wymagają poświęcenia im dłuższego czasu, a niektóre z nich można załatwić od razu.

Zasada 2 minut polega na tym, że zadania, których wykonanie zajmie Ci mniej niż 2 minuty, realizujesz od razu. KROPKA. Dzięki temu nie zaśmiecasz swojej listy zadań i nie tracisz niepotrzebnie czasu na ich planowanie.

Jak wykorzystuję zasadę 2 minut w praktyce dowiesz się z mojego filmu na Youtube:

31. Metoda 4D

Masz za dużo maili? Inni ludzie ciągle od Ciebie czegoś chcą? Z pomocą przychodzi zarządzanie czasem i zadaniami metodą 4D! Idealnie sprawdzi się do zarządzania Twoją skrzynką mailową. Jak pewnie się domyślasz, jest to skrót od 4 wyrazów:

• Delete/Drop (usunąć/upuścić) – przejrzyj swoją skrzynkę odbiorczą i usuń wszystkie niechciane wiadomości, z którymi nic nie musisz robić;
• Delegate (delegować) – jeśli ktoś może zrealizować dane zadanie w minimum 2/3 tak dobrze, jak zrobiłbyś je Ty, deleguj je (prześlij dalej);
• Defer (odraczać) – niektóre zadania możesz odłożyć na później; część z nich nie wymaga natychmiastowego działania, a inne z czasem się zdezaktualizują albo „zrobią same”;
• Do (zrobić) – to zadania, które musisz zrealizować sam; umieść je na liście zadań do zrobienia, ustal priorytety i działaj.

32. Lista „5 minut”

Jeśli chcesz wynieść swoją efektywność osobistą na wyższy poziom i udoskonalić zarządzanie czasem pracy, stwórz listę zadań, które możesz zrealizować w czasie do 5 minut. Mogą to być takie rzeczy jak np.: przeczytanie krótkiego artykułu, nauka kilku słówek w języku obcym, zrobienie 20 pompek itp. Ogranicza Cię tylko Twoja kreatywność.

W ciągu dnia masz całą masę takich chwil, które nie są zbyt długie, ale spędzasz je mało produktywnie. To m.in. te momenty, kiedy czekasz w kolejce do lekarza, czy do kasy w hipermarkecie, jedziesz metrem lub tramwajem, albo kiedy szef przesunie o 15 minut spotkanie, które właśnie miało się rozpocząć.

Aby nie mieć poczucia straty czasu, wybierz zadanie z listy „5 minut” i wykorzystaj go produktywnie!

33. Lista pomysłów

Innym rodzajem przydatnej listy wspomagającej zarządzanie czasem i zadaniami jest „Lista pomysłów”. Ile razy zdarzało Ci się, że miałeś jakiś ciekawy, fajny pomysł na biznes, ale nie zapisałeś go i później o nim zapomniałeś? A może miałeś taką sytuację, gdzie Twój pomysł biznesowy, którego nie zapisałeś i o którym zapomniałeś, ktoś inny zrealizował po jakimś czasie? Ja miałem. 🙂

Od kiedy wprowadziłem do swojego systemu zarządzania czasem listę pomysłów, o żadnym z nich nie zapominam. Niektóre „udało mi się” nawet zrealizować i na nich zarobić! Kto wie, czy gdybym ich kiedyś nie zapisał, to doszłyby w ogóle do skutku…

Dzięki zapisywaniu pomysłów w formie listy nie musisz o nich pamiętać. Przechowujesz je wszystkie w jednym miejscu i masz do nich łatwy dostęp. Być może nie podejmiesz się realizacji jednego czy drugiego, ale możliwe, że z połączenia dwóch różnych, wyłoni się ten trzeci, dzięki któremu osiągniesz sukces.

34. Efekt Zeigarnik

Pewna rosyjska psycholog (zgadnij jak się nazywa ;)) zauważyła, że kelnerzy w restauracji lepiej pamiętają zamówienia klientów, którzy jeszcze nie zapłacili od tych, którzy już uregulowali rachunek. Doszła do wniosku, że ludzie lepiej pamiętają sprawy, które są niedokończone.

Efekt ten nazwano – Efektem Zeigarnik. Możesz wykorzystać go do lepszego zarządzania czasem i realizacji zadań, które z różnych powodów odkładasz na później.

Jeśli chcesz wykonać jakieś zadanie, to musisz je przynajmniej zacząć. Wówczas mimowolnie będziesz wracać do niego myślami, aby je dokończyć. To taka „otwarta pętla” w Twojej głowie, która nie da Ci spokoju, dopóki nie zostanie zamknięta.

35. Metoda “Nie zerwij łańcucha”

Ta metoda nie dotyczy bezpośrednio zarządzania czasem, czy zadaniami. Dotyczy formowania nowych nawyków, a te, jak wiadomo, podnoszą naszą efektywność i automatyzują pewne działania.

Metodę tę opisał w swojej książce Jerry Seinfeld, satyryk, który szukał pomysłu na systematyczną pracę nad swoimi nawykami. Zakreśla on w kalendarzu dni, w których zrealizował swoje zadanie, w ramach wypracowywania nawyku działania. Z biegiem czasu krzyżyki układają się w formę „łańcuszka”, który szkoda mu przerywać.

Im dłuższy łańcuszek uda się „wyhodować”, tym większa motywacja będzie do jego przedłużania i tym większa strata emocjonalna z jego przerwania.

Kalendarz możesz prowadzić w formie wydrukowanej, online w przeglądarce lub w jednej z wielu aplikacji dostępnych na Twój smartfon.

Priorytetyzacja zadań i planowanie pracy

Ustalanie priorytetów i planowanie działań według odpowiednich reguł, przekłada się na efektywne zarządzanie czasem. Wprowadzenie podziału zadań według ważności zwiększa efektywność i pomaga szybciej osiągać cele. Jak wyznaczać priorytety?

36. Wycena wartości czasu

Absolutnym punktem wyjścia do zarządzania czasem, zadaniami i ustalania priorytetów jest wyliczenie wartości swojego czasu. Mówiąc inaczej, musisz wiedzieć, ile kosztuje Twój czas.

Bierzesz swoje aktualne średniomiesięczne zarobki i dzielisz przez około 172 godziny (średnia miesięczna norma pracy). Wynik to wartość Twojej godziny. Możesz również podejść do tego jak do celu. Jeśli np. chcesz zarabiać 10 tys. złotych miesięcznie, Twoja godzina będzie warta prawie 60zł. Biorąc pod uwagę fakt, że efektywnie pracujemy tylko przez część swojego czasu, kwota będzie jeszcze wyższa.

Świadomość wartości swojego czasu pomoże Ci być bardziej asertywnym i podejmować lepsze decyzje oraz delegować część zadań, jeśli okaże się, że ktoś inny może zrobić to taniej. Inaczej też spojrzysz na „czasoumilacze” i marnowanie czasu.

Ciekawie i bardzo dokładnie opisuje ten temat Michał Szafrański w swoim artykule: Ile kosztuje czas?

37. Zasada Pareto 80:20

Zasada Pareto, nazywana inaczej zasadą 80:20, pochodzi od włoskiego ekonomisty i socjologa Vilfredo Pareto. W wyniku analizy statystycznej zauważył on, że 80% bogactwa całego kraju było własnością 20% jego mieszkańców. Później odkrył jeszcze, że zasadzie tej podlega wiele innych obszarów życia i że np.: 80% wypadków powoduje 20% kierowców, albo 20% produktów firmy generuje 80% zysków.

Zasadę tę można przenieść również na zarządzanie czasem i zadaniami. W myśl tej zasady 20% działań przynosi 80% efektów albo 80% czasu przynosi tylko 20% wyników.

Nie wszystkie zadania, które wykonujemy, są tak samo ważne dla osiągnięcia naszych celów. Stosując Zasadę Pareto, możesz skupić się tylko na tych 20% zadań, które przyniosą Ci największą korzyść.

Wykorzystując Zasadę Pareto w zarządzaniu czasem, robisz mniej, uzyskując więcej.

Więcej na temat tej zasady przeczytasz w artykule: Zasada Pareto 80/20 w praktyce,  czyli jak osiągać więcej za mniej?

Na temat wykorzystania Zasady Pareto w praktyce nagrałem również swój pierwszy film na Youtube:

38. Macierz Eisenhowera

Macierz Eishenhowera to matryca do zarządzania czasem i zadaniami, dzięki której ustalisz, które zadania są dla Ciebie priorytetowe oraz ocenisz swoją produktywność. Dzieli ona zadania na dwie kategorie:

• Ważność – to zadania, które przyczyniają się do realizacji Twoich celów, marzeń i mają dla Ciebie dużą wartość;
• Pilność – to rzeczy, które raczej nie są istotne, ale mają bliski termin realizacji i nie mogą czekać.

To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne. Dwight David Eisenhower Click To Tweet

 Połączenie tych dwóch kategorii dzieli zadania na 4 typy pod względem zarządzania czasem:

• Ważne i Pilne (zrób osobiście) − to sprawy z krótkim terminem realizacji, których nie możesz odpuścić. Nie robienie ich miałoby dla Ciebie negatywne skutki;
• Ważne i Niepilne (zaplanuj wykonanie) – to zadania, które prowadzą do realizacji Twoich celów, ale nie są naglące. Tutaj jest: planowanie, praca kreatywna, budowanie relacji, rozwój, odpoczynek itp.;
• Nieważne i Pilne (zleć/deleguj)– zadania błahe, ale naglące, tj.: realizowanie cudzych spraw i celów, rachunki, niektóre spotkania, telefony;
• Nieważne i Niepilne (pozbądź się ich) – to  złodzieje i pożeracze czasu, dotyczą: nadmiernego oglądania TV i przebywania w social media oraz wszelkich innych odciągaczy uwagi.

Macierz Eisenhowera jest jedną z lepszych metod zarządzania czasem i ustalania priorytetów. Więcej na jej temat znajdziesz w tych artykułach:

• Matryca Eisenhowera – Najlepsze Narzędzie do Ustalania Priorytetów
• Macierz Eisenhowera – Jak wykorzystać ją w praktyce i ogarnąć chaos?

39. Metoda ABC

Ta metoda na zarządzanie czasem ma swoje podstawy w zasadzie Pareto i jest szybsza do wykonania niż macierz Eisenhowera. Stosuję ją przy planowaniu tygodniowym i codziennym. Dzieli ona zadania na 3 kategorie:

• Zadania A: bardzo ważne zadania, które stanowią 15% wszystkich zadań, ale dają 65% efektów;
• Zadania B: ważne zadania, które stanowią 20% wszystkich zadań i odpowiadają zza 20% rezultatów;
• Działania typu C: mało ważne zadania (nieistotne), które stanowią 65% wszystkich zadań, ale ich znaczenie dla osiągania Twoich celów jest nie większe niż 15%.

W tej metodzie chodzi o to, aby każdy dzień zaczynać od zadań typu A. Dopiero po ich zakończeniu zabierać się za zadania typu B. A jeśli to możliwe, zadania typu C eliminować lub delegować innym ludziom.

40. Zarządzanie czasem – Metoda 5S

To ostatnia z metod, którą chcę Ci zaproponować, by usprawnić zarządzanie czasem. Nie wiąże się ona bezpośrednio z samym zarządzaniem czasem i wyznaczaniem priorytetów, za to mocno podnosi efektywność osobistą. Metoda 5S pochodzi ze świata biznesowego i łączy się z właściwą organizacją środowiska pracy oraz utrzymaniem jakości pracy.

W systemie 5S wyróżnić można pięć następujących po sobie kroków postępowania (5S – skrót od japońskich słów):

1. Seiri (selekcja, sortowanie) – usunięcie ze stanowiska pracy wszystkiego, co zbędne do pracy w danym momencie;
2. Seiton (systematyka) – oznakowanie i rozmieszczenie niezbędnych materiałów, aby były dostępne i łatwe do użycia;
3. Seiso (sprzątanie, czystość) – porządkowanie stanowiska pracy po zakończeniu i umieszczenie materiałów w odpowiednich miejscach;
4. Seiketsu (standaryzacja, doskonalenie) – określenie standardów wykonania zadań i doskonalenia systemu do zarządzania czasem;
5. Shitsuke (samodyscyplina) – wyrobienie w sobie nawyku przestrzegania pierwszych czterech „S”.

Zastosowanie tej metody zarządzania czasem pozwoli Ci nie tylko być bardziej produktywnym, ale i czerpać więcej przyjemności z pracy.

Zarządzanie czasem i zadaniami – efektywność level up!

Zastosowanie tylko kilku z tych metod zarządzania czasem, może wynieść Twoją produktywność na wyżyny! Testuj wybrane metody i stwórz swój osobisty SYSTEM DO ZARZĄDZANIA CZASEM! Wybierz z tego „menu” najlepsze „potrawy” i zrób z nich swój stały „jadłospis”.

Ja swój już stworzyłem. Z powodzeniem stosuję go w życiu i w prowadzeniu dwóch firm. Uczę tego podczas szkolenia z zarządzania czasem i zadaniami: Time Management 3.0. Jeśli szukasz sprawdzonego systemu efektywności osobistej i lubisz mieć wszystko podane na tacy, to szkolenie jest dla Ciebie.

Możesz również za darmo poszerzać swoją wiedzę w tym zakresie. Aby niczego nie przegapić:

• Dołącz do mojego newslettera, w którym dzielę się dodatkowymi i nigdzie niepublikowanymi materiałami
• Dołącz do mojej grupy na FB: Rozwój Osobisty i Zarządzanie Czasem w Praktyce
• Dodaj mnie do swoich kontaktów w LinkedIn
• Zrób coś dobrego dla świata i udostępnij ten wpis swoim znajomym, a jeśli zarządzasz ludźmi, wyślij go współpracownikom. Z pewnością Ci za to podziękują 😉

A jeśli interesuje Cię temat zarządzania czasem, z pewnością spodoba Ci się również artykuł: Zarządzanie Sobą w Czasie – 21 Mitów i Kłamstw Produktywności.

To tyle. Daj znać, która metoda na zarządzanie czasem i zadaniami SMAKUJE Ci najbardziej.  Napisz, którą chcesz, abym rozwinął wraz z przykładami w kolejnych artykułach.

Pozdrawiam Cię serdecznie,
Mariusz Tomaszewski – Coach Trener i Psycholog Efektywności Osobistej

P.S. Ciekawy artykuł? Udostępnij proszę i pomóż mi docierać do innych.