Macierz Eisenhowera – Jak wykorzystać ją w praktyce i ogarnąć chaos?

Macierz Eisenhowera, określana również jako matryca priorytetów lub matryca zarządzania czasem, to doskonałe narzędzie do priorytetyzacji zadań. Jak wykorzystać ją w praktyce? Jakie konsekwencje niesie zbyt mocne koncentrowanie się na zadaniach z konkretnej ćwiartki? Co robić, by mieć więcej czasu na rzeczy ważne oraz ogarnąć chaos? Od czego zacząć? Na co uważać?

Poniższy artykuł jest drugim wpisem dotyczącym narzędzia, jakim jest Macierz Eisenhowera. Jeśli jeszcze go nie znasz albo chcesz przypomnieć sobie, czym ono jest, przeczytaj poprzedni artykuł: Matryca Eisenhowera – Najlepsze Narzędzie do Ustalania Priorytetów.

Znajdziesz w nim dokładny opis tego narzędzia wraz z przykładami w praktyce. Dowiesz się, jakie są jego wady i zalety oraz największe błędy w interpretacji tej koncepcji.

Macierz Eisenhowera – dla kogo i po co?

Są dwa główne cele zarządzania czasem. Pierwszy to lepsze wykorzystywanie dostępnego czasu. Drugi to ograniczenie jego marnowania. Wykorzystując Macierz Eisenhowera w swoich działaniach, zrealizujesz oba te cele, i podniesiesz swoją produktywność na wyższy poziom.

Matryca przyda Ci się, szczególnie jeśli masz dużo spraw na głowie i żyjesz w permanentnym „niedoczasie”. Pomogła wielu osobom wyzwolić się z ciągłego napięcia i stresu, wynikających z dużej ilości zadań do realizacji. Pomoże Ci w uporządkowaniu swoich spraw i rozjaśni, co tak naprawdę ma dla Ciebie największe znaczenie. Dzięki niej określisz czym zająć się w pierwszej kolejności, a co możesz sobie odpuścić.

Aby Macierz Eisenhowera była dla Ciebie użyteczna, potrzebujesz dobrze ustalić pilność i ważność swoich aktywności.

Zadania Pilne i Ważne – pytania kontrolne

Czym są zadania ważne i jakie to są sprawy pilne, opisywałem już w poprzednim artykule. W dużym skrócie zadania ważne wiążą się z realizacją Twoich celów i tym, co ma dla Ciebie największe znaczenie. Z kolei zadania pilne, to te, którymi musisz szybko się zająć, bo zbliża się ich termin realizacji.

Poniżej podaję pytania kontrolne, które możesz sobie zadawać za każdym razem, kiedy będziesz mieć wątpliwości, do której ćwiartki przypisać dane zadanie.

Zadania Ważne

• Czy to jest naprawdę ważne z punktu widzenia moich wartości i celów? Czy prowadzi do ich osiągnięcia?
• Co się stanie, jeśli tego nie zrobię? Czy coś stracę?
• Co się wydarzy, jeśli to zrealizuję? Jakie będą pozytywne rezultaty?
• Czy to jest jedyny i najlepszy sposób na realizację moich celów?

Zadania Pilne

• Na kiedy to ma być zrobione? Jaki jest deadline? Ile czasu mi zostało?
• Ile czasu potrzebuję na realizację tego zadania?
• Czy to rzeczywiście jest takie pilne?
• Co się stanie, jeśli tego nie zrobię w terminie lub odłożę na później?
• Co zyskam, jeśli przeznaczę czas z tego zadania, na coś innego?

Wypadkową obu typu spraw, jest Matryca / Macierz Eisenhowera, którą dokładnie opisałem w poprzednim artykule.

Ćwiartki Matrycy Zarządzania Czasem – konsekwencje i rezultaty

Spędzanie czasu i skupianie się na zadaniach z jednej ćwiartki Macierzy Eisehnowera niesie ze sobą pewne konsekwencje. Sprawdźmy, jak to wygląda w praktyce.

Pierwsza ćwiartka – Pilne i Ważne

Wszyscy mamy do czynienia z tą ćwiartką, jednak niektórzy wręcz są nią pochłonięci. Osoby, które działają głównie w tej ćwiartce, są ciągle zajęte i zajmują się gaszeniem pożarów.  Nie mają czasu na odpoczynek i na spotkania z innymi ważnymi dla siebie ludźmi. Ta ćwiartka to ślepy zaułek. Im dłużej będziesz w niej przebywać, tym zadań i problemów będzie więcej.

Działania z tej ćwiartki matrycy powodują ciągłe uczucie napięcia, a ich realizacja obarczona jest dużym stresem. W perspektywie długofalowej mogą powodować przemęczenie, a nawet wyczerpanie i wypalenie. Kompensatą dla osób, które chronicznie spędzają czas na realizacji tego typu zadań, jest często ćwiartka czwarta. Marnują w niej pozostały czas, by odreagować i poczuć chwilową ulgę. W ten sposób zadaniami z drugiej ćwiartki nie zajmują się prawie wcale.

Druga ćwiartka – Niepilne i Ważne

Druga ćwiartka jest sercem skutecznego zarządzania sobą. Osoby, które skupiają się na sprawach ważnych, ale nie pilnych, są proaktywne i planują swój czas. Eliminują to, co nieistotne niemal do zera.  Zajmują się tym, co naprawdę ważne i długofalowo osiągają najlepsze rezultaty. Spraw pilnych nie jesteś w stanie zupełnie wyeliminować. Jednak dzięki skupieniu się na sprawach ważnych i niepilnych, ograniczysz je do niezbędnego minimum.

Osoby, które spędzają dużo czasu w tej ćwiartce, odczuwają satysfakcję i są zadowolone z siebie. W związku z tym, że zazwyczaj są zrelaksowane, mają również lepsze relacje z innymi ludźmi. Skreślanie kolejnych zadań z tej listy jako zrealizowane, dodaje energii i wzbudza dodatkową motywację do działania. Podnosi również Poczucie Własnej Skuteczności (klik).

Trzecia ćwiartka – Pilne i Nieważne

Wiele osób spędza dużo czasu w tej ćwiartce, myśląc, że znajdują się w pierwszej. Mają wrażenie, że zajmują się ważnymi sprawami. Tymczasem zadania z tej ćwiartki, to najczęściej priorytety innych ludzi. Zadania z tej części Macierzy Eisenhowera często odbierane są jako powinność. Chcemy w ten sposób uniknąć poczucia winy, że komuś nie pomogliśmy albo lęku przed odrzuceniem.

Konsekwencją długiego przebywania w tej ćwiartce zazwyczaj jest frustracja, poczucie straty czasu i brak poczucia sensu wykonywanych działań. Złościmy się na innych, że zawracają nam głowę lub na siebie, że sami bierzemy sobie kolejne, mało istotne tematy na swoje barki. Ostatecznie poświęcamy się na rzecz innych, ale mało kto to docenia. Podobnie jak w przypadku pierwszej ćwiartki, sposobem na poradzenie sobie z negatywnymi emocjami są częste ucieczki do ćwiartki czwartej.

Czwarta ćwiartka – Niepilne i Nieważne

Ostatnią ćwiartkę nazywam „ucieczkową”. Wielu osobom służy najczęściej do ucieczki przed zadaniami bardziej złożonymi, wymagającymi i pracochłonnymi. Takimi ucieczkowymi zajęciami są wszelkiego rodzaju złodzieje i pożeracze czasu, o których pisałem w poniższych artykułach:

• Pożeracze Czasu – Kto kradnie Twój czas i dlaczego im ulegasz?
• Złodzieje Czasu – Jak nie dać się okradać i chronić swój czas?

Ucieczką od odpowiedzialności jest również tzw. bujanie w obłokach, nowe pomysły i „działania zastępcze”, które tylko stwarzają iluzję produktywności.

Konsekwencją zajmowania się sprawami z tej ćwiartki jest nawarstwianie się spraw pilnych z pierwszej i trzeciej ćwiartki oraz brak rezultatów i marnowanie cennego czasu.

Zajmując się nimi, masz chwilowe poczucie przyjemności lub uczucie ulgi w okresach napięcia i kiedy jesteś zmęczony. Długie oddawanie się tym czynnościom może prowadzić do poczucia straty czasu, zaniżenia poczucia własnej wartości. W skrajnych przypadkach prowadzić nawet do uzależnień i depresji.

Macierz Eisenhowera – największy błąd trenerów i blogerów

Wokół działań Macierzy Eisenhowera narosło sporo mitów i nieporozumień. Najczęstszym błędem, z jakim się spotykam, jest sztywne przypisywanie jednego typu działania do danej ćwiartki:

• Pierwsza ćwiartka (pilne i ważne) -> zrób sam, jak najszybciej
• Druga ćwiartka (niepilne i ważne) ->zaplanuj
• Trzecia ćwiartka (pilne i nieważne) -> deleguj
• Czwarta ćwiartka (niepilne i nieważne) -> usuń

Jest to jednak mało skuteczny przydział. Dlaczego?

Ponieważ praktycznie w ramach zadań z każdej ćwiartki Macierzy Eisenhowera możesz podejmować różne działania. Oczywiście dla wybranych ćwiartek macierzy będą bardziej i mniej typowe aktywności. Jednak zawężanie się do jednego rodzaju raczej nie sprawi, że nagle będziesz miał więcej czasu na wszystko.

Jak w takim razie zastosować Macierz Eisenhowera w praktyce?

Matryca Priorytetów – 6 typów działań

Zanim przejdziemy do poszczególnych ćwiartek, spójrz, jakie w ogóle możesz podejmować działania w ramach skutecznego zarządzania czasem i zadaniami.

1. Zrób jak najszybciej. Tymi zadaniami będziesz musiał zająć się sam i w pierwszej kolejności, ponieważ zbliża się ich termin. W dodatku zadania te mają duże znaczenie dla Twoich celów i efektów pracy lub biznesu, jeśli taki prowadzisz.
2. Zaplanuj realizację. To zadania, na które musisz znaleźć i zaplanować czas w swoim kalendarzu w niedługim czasie. Nie są to bowiem sprawy niecierpiące zwłoki. Jednak zbyt długie odkładanie ich na później, może odbić się na efektach Twojej pracy i nie tylko na niej.
3. Deleguj / Outsorcuj. Sprawdź, które z zadań nie wymagają tego, abyś zajmował się nimi osobiście i przekaż je innym. W tych zadaniach, gdzie to tylko możliwe, działaj systemowo. Zamiast delegować zadanie jednorazowo, przydziel odpowiedzialność lub nadaj uprawnienia odpowiednim osobom. A jeśli jest to dla Ciebie opłacalne, zleć je w ogóle na zewnątrz.
4. Ogranicz / Automatyzuj. Niektórych zadań nie da się wyeliminować zupełnie. Możliwe jednak, że część z nich będziesz mógł znacznie ograniczyć lub zautomatyzować. Sprawdź, które z nich na tym nie stracą.
5. Odłóż na później.Nie wszystko, co istotne wymaga natychmiastowego działania. Sprawdź, które z zadań mogą poczekać i świadomie odłóż je na później. Podobnie zrób z wszelkiego rodzaju pomysłami, które nie prowadzą do osiągnięcia bieżących celów. Zajmiesz się nimi, kiedy ogarniesz te najbardziej istotne.
6. Eliminuj / Usuwaj. To wszystkie złodzieje i pożeracze czasu oraz zadania, które tylko „udają”, że są ważne. Jeśli nie masz pewności, czy pozbyć się danego zadania zupełnie, pamiętaj o zasadzie, że:

Macierz Eisenhowera – Jak wykorzystać ją w praktyce?

Macierz Eisenhowera możesz wykorzystać na wiele sposobów. Zależy to tylko od Twoich potrzeb i wyobraźni. Poniżej dwa najbardziej popularne sposoby na użycie matrycy priorytetów.

• Ocena swojej produktywności wstecz. Możesz prowadzić „dziennik” swoich aktywności przez np. tydzień. Następnie każdą z nich przypisać do odpowiedniego miejsca w matrycy. A później podliczyć, jaki procent stanowi dana ćwiartka w całości aktywności i sprawdzić, czy takie proporcje Ci pasują.
• Wyznaczenia priorytetów na bieżący tydzień lub dany dzień. W tym celu wypisz wszystkie swoje zadania, które masz do zrobienia. Następnie przypisz każde z nich do odpowiedniej ćwiartki. Dzięki temu będziesz wiedzieć, którymi zadaniami zająć się w pierwszej kolejności, które możesz odłożyć na później albo w ogóle wyeliminować.

Poniżej podaję Ci najbardziej typowe działania, które możesz podejmować w poszczególnych ćwiartkach matrycy zarządzania czasem.

Zadania z pierwszej ćwiartki

Aby poradzić sobie z zadaniami z tej ćwiartki, potrzebujesz przede wszystkim umiejętności zarządzania kryzysowego i pracy pod presją czasu.

Zadania pilne i ważne z Macierzy Eisenhowera powinieneś realizować tak szybko, jak to możliwe. Wiele z tych zadań będziesz musiał zrealizować samodzielnie, ze względu na ich ważność. Nie bój się jednak również delegować ich innym osobom. Osobiście często dzielę się z bardziej doświadczonymi współpracownikami zadaniami z tej ćwiartki. Dzięki temu szybciej można zażegnać kryzys i ogarnąć chaos.

Zdarza się też, że niektórym zadaniom pozwalam „spłonąć”, aby zająć się sprawami z drugiej ćwiartki i zapobiec kolejnym „pożarom”. Część z nich będzie wymagała bowiem zaplanowania i realizacji systemowych rozwiązań w drugiej ćwiartce.

Aby zapobiegać pojawianiu się zadań w tej ćwiartce, powinieneś rozwijać umiejętności zarządzania sobą w czasie, lepiej organizować zadania i planować swój czas oraz nie odkładać ważnych spraw na później.

Zadania z drugiej ćwiartki

Twoim celem jest to, aby spędzać w tej ćwiartce jak najwięcej czasu. Zazwyczaj będziesz zmotywowany do tego, aby je realizować.  Nie musisz ich robić od razu. Nie możesz jednak odwlekać ich wykonania, aby nie przeskoczyły do pierwszej ćwiartki.

Jako że zadania te nie mają z góry narzuconego terminu realizacji, powinieneś sam go określić. Zaplanuj je w czasie i w odpowiednim momencie przejdź do ich realizacji, aby nie odkładać ich na bliżej nieokreślone „jutro”.

Błędem popełnianym przez wiele osób korzystających z Macierzy Eisenhowera jest przekonanie, że zadaniami z tej ćwiartki muszą zajmować się samodzielnie. Podobnie jak w przypadku pierwszej ćwiartki, nie widzę problemu, aby część z tych zadań delegować bardziej doświadczonym osobom. A w przypadku ważnych, ale niepilnych spraw prywatnych, takich jak np. zaplanowanie wakacji z wyprzedzeniem, można podzielić się nimi z partnerem.

Zadania z trzeciej ćwiartki

Aby radzić sobie z zadaniami tej ćwiartki, musisz przede wszystkim je zidentyfikować i odróżnić od zadań z pierwszej ćwiartki. Ważne jest również, abyś „wyleczył się” z roli „ratownika” oraz nauczył się asertywności i umiejętności mówienia NIE. Zarówno wobec innych, jak i wobec siebie. W ten sposób będziesz zapobiegać pojawianiu się spraw tego rodzaju.

Jeśli jednak nazbierało się ich do tej pory dość sporo, to część z tych zadań będziesz musiał zrealizować i o nich zapomnieć. Innych pozbądź się jednym cięciem, deleguj lub outsorcuj.  Pozostałe świadomie odłóż na później. Błędem w myśleniu jest to, że wszystkie z tych zadań należy delegować innym.

Zadania z czwartej ćwiartki

Aby skutecznie poradzić sobie z tymi zadaniami, potrzebujesz rozwijać swoją silną wolę, samodyscyplinę i asertywność. Z części tych rzeczy musisz zrezygnować w ogóle a inne ograniczyć tak mocno, jak tylko się da. Będą też takie, z którymi ciężko będzie Ci się rozstać (np. nowe pomysły niezwiązane z bieżącymi projektami). Odłóż te sprawy na później, nawet gdybyś ostatecznie nie miał się nimi nigdy zająć. Złodziei i pożeraczy czasu raczej powinieneś pozbyć się jednym, szybkim cięciem. A jeśli odczuwasz silną potrzebę zaglądania na Facebooka, wyznacz godziny i czas, jaki przeznaczysz na to zajęcie.

W stosunku do działań, które ciężko będzie Ci porzucić od razu, możesz zacząć je ograniczać stopniowo. Metoda małych kroków z pewnością pomoże Ci w wyrobieniu nowych nawyków.

Macierz Eisenhowera – Jak ogarnąć chaos? – ćwiczenie

Czas na praktykę. Poniżej schemat, który służy mi do wyznaczania priorytetów z wykorzystaniem narzędzia, jakim jest Macierz Eisenhowera. Zachęcam Cię do wydrukowania go i korzystania z niego na co dzień. To dobre ćwiczenie, aby wyrobić sobie nawyk skutecznego wyznaczania priorytetów.

1. Zrób listę wszystkich spraw, którymi musisz się zająć

Na końcu poprzedniego artykułu prosiłem Cię o wypisanie wszystkich spraw, które masz do zrobienia. Od sporządzenia takiej listy zaczynam każdy kolejny tydzień. Oczywiście nie tworzę jej za każdym razem od nowa, tylko uzupełniam nowymi sprawami. To pierwszy krok do skutecznego zaplanowania tygodnia.

2. Określ pilność i ważność wszystkich zadań

Ustal, które z tych zadań należą do kategorii pilnych i ważnych. Możesz wykorzystać do tego celu pytania, które podałem Ci w pierwszej części artykułu. Jeśli potrzebujesz, możesz dodatkowo dołożyć sobie jakąś skalę pilności i ważności. Chociaż w tym wypadku jestem zwolennikiem „zero-jedynkowego” podejścia.

3. Przydziel zadania do poszczególnych ćwiartek Macierzy Eisenhowera

Teraz spójrz na swoje zadania i przyporządkuj każde z nich do poszczególnych ćwiartek matrycy. Bądź ze sobą szczery i pamiętaj o zasadzie, że jeśli coś nie jest zdecydowanym TAK, to jest zdecydowanym NIE.

4. Ustal, jakie działania podejmiesz wobec poszczególnych zadań z listy

Przeanalizuj wszystkie zadania i ustal, które z 6 typów działań wymienionych wcześniej, zastosujesz do każdego z nich. Zacznij od tych, które usuniesz w ogóle, odłożysz na później i oddelegujesz innym osobom. Dopiero później ustal, którymi zajmiesz się osobiście i co z nimi zrobisz. Sporządź odpowiednie listy.

5. Przejdź do działania

Kiedy już wykonasz kolejne kroki, ważne będzie, aby zacząć. Zrób pierwszy krok. Usuń i zapomnij o sprawach, które nie są ani pilne, ani ważne. Deleguj zadania, które oznaczyłeś w taki sposób. Porozmawiaj z partnerem, wyślij maila do pracowników, spotkaj się z zespołem i przekaż im te sprawy. Najlepszy bowiem plan nie wypali, jeśli nie zrobisz pierwszego kroku i nie zaczniesz działać.

Droga do drugiej ćwiartki – od czego zacząć?

Wiele osób pyta mnie czasem, od czego zacząć pracę z Macierzą Eisenhowera, aby mieć więcej czasu na sprawy ważne z drugiej ćwiartki. Nie jest bowiem łatwo pozbyć się spraw pilnych i ważnych, które nawarstwiały się od dłuższego czasu.

Jedynym miejscem, z którego możesz od razu wziąć czas, są ćwiartki trzecia i czwarta. W przypadku złodziei i pożeraczy czasu musisz po prostu się ich pozbyć. Jeśli pokusa zaglądania do social media jest zbyt silna, zainstaluj odpowiednie aplikacje i zablokuj je na określony czas. Aplikacje takie znajdziesz m.in. w moim ebooku, którego otrzymasz bezpłatnie po zapisaniu się na mój newsletter:

Jeśli masz dużo spraw od innych ludzi w ćwiartce trzeciej, przeprowadź z nimi szczerą rozmowę i ustalcie wspólnie, z czego możesz zrezygnować. Z doświadczenia wiem, że kiedy szczerze wyrazi się swoją intencję i poprosi o zrozumienie, to wiele spraw z tej ćwiartki będziesz mógł usunąć.

„Aby móc powiedzieć „tak” ważnym, priorytetowym sprawom z ćwiartki II, musisz się nauczyć mówić „nie”, innym działaniom, choćby wyglądały na pilne.” Stephen Covey.

Kiedy już to zrobisz, wykorzystaj ten czas na zajęcie się sprawami z drugiej ćwiartki i konsekwentnie je realizuj. Dzięki temu ćwiartka pierwsza zacznie się kurczyć samoczynnie. Zaczniesz bowiem zapobiegać pożarom, zamiast je gasić.

Macierz Eisenhowera – na co musisz uważać?

Macierz Eisenhowera jest bardzo przydatna w zarządzaniu czasem i ma wiele zalet. Musisz jednak uważać na kilka pułapek, w które wpadają młodzi adepci tego narzędzia.

Nieujęcie wszystkich spraw

Część osób odnosi porażkę w skutecznym realizowaniu swoich celów, ponieważ nie przykłada się do sporządzenia listy spraw do ogarnięcia. Jeśli nie zrobisz tego dokładnie i nie ujmiesz w swoim systemie wszystkich spraw, narazisz się na wybuchy nieprzewidzianych pożarów, którymi będziesz musiał się zająć. W ten sposób nawet najlepszy plan może lec w gruzach.

Złe przyporządkowanie spraw

Wiele osób ma trudność z przyporządkowaniem spraw do odpowiedniej ćwiartki Macierzy Eisenhowera. Często ulegamy wrażeniu, że wszystko jest pilne i ważne. Efektem tego jest przepełnienie dwóch pierwszych ćwiartek, podczas gdy pozostałe są prawie puste. Jeśli zauważysz u siebie taką tendencję, zweryfikuj ponownie wszystkie zadania. Odnieś się do swoich celów oraz przesiej je przez pytania dotyczące spraw pilnych i ważnych.

Niedokładne szacowanie czasu

Z moich obserwacji wynika, że jako ludzie mamy tendencję do przeszacowywania czasu na realizację poszczególnych zadań. W tym wypadku jesteśmy raczej optymistami. Może to wynikać z naszych ambicji lub po prostu z braku doświadczenia w zajmowaniu się danym tematem. Dlatego nie przesadzaj z ilością spraw w drugiej ćwiartce na dany tydzień. Pamiętaj o założeniu czasu na nieplanowane zdarzenia i okoliczności.

Obawa przed delegowaniem zadań

W tę pułapkę wpadają najczęściej perfekcjoniści, którzy posiadają wygórowane oczekiwania co do efektu. Uważają, że nikt nie zrobi danego zadania lepiej lub szybciej, niż oni sami. Nie pochwalam bylejakości, jednak większość zadań nie wymaga idealnego wykonania i spokojnie można oddać je innym.

Macierz Eisenhowera i wyznaczanie priorytetów – co dalej?

Więcej praktycznych metod zarządzania czasem znajdziesz a moim flagowymi artykule z tej kategorii: Zarządzanie Czasem i Zadaniami – 40 Metod, Technik, Zasad i Trików.

Jest to zestawienie najlepszych i sprawdzonych przeze mnie technik produktywności. Wiele z nich rozwijam w osobnych wpisach. Zapisz sobie ten artykuł do ulubionych, abyś mógł do niego wracać.

Jedną z tych metod, które już rozwinąłem, jest Zasada Pareto, zwana inaczej Zasadą 80/20. Pozwala spojrzeć na nasze cele i priorytety z szerszej perspektywy. Może być pierwszym krokiem do ich wyznaczania. Artykuł znajdziesz tutaj: Zasada Pareto 80/20 w praktyce, czyli jak osiągać więcej za mniej?

A jeśli lubisz mieć wszystko podane na tacy, możesz wziąć udział w moim szkoleniu z zarządzania czasem i zadaniami „Time Management 3.0”. Macierz Eisenhowera i Zasada Pareto są również jego częścią.

Możesz również dołączyć do grupy Rozwój Osobisty i Zarządzanie Czasem w Praktyce na Facebooku. Dzielę się w niej dodatkowymi inspiracjami z zakresu rozwoju osobistego i zarządzania czasem. Możesz tam również zadawać nurtujące Cię pytania w tych tematach.

Tymczasem życzę Ci produktywnego Nowego Roku i…

NIECH MOC BĘDZIE Z TOBĄ!

Mariusz Tomaszewski – Trener Produktywności i Zarządzania Czasem

P.S. Podobał Ci się artykuł? Podziel się nim w swoich social media, by inni również mogli skorzystać. 😉