Matryca Eisenhowera – Najlepsze Narzędzie do Ustalania Priorytetów

Matryca Eisenhowera, znana również jako Macierz lub Kwadrat Eisenhowera to najlepsze znane mi narzędzie do ustalania priorytetów. Czym dokładnie jest i co mówi na jej temat Wikipedia?  Jakie są wady i zalety tego narzędzia oraz najczęstsze błędy w interpretacji? Jak odróżnić sprawy pilne od naprawdę ważnych?

Matryca Eisenhowera – dlaczego jej nie stosujesz?

Matryca Eisenhowera to jedna z metod, którą wymieniam w artykule: Zarządzanie Czasem – 40 Metod, Technik, Zasad i Trików. Większość z nas coś tam słyszała o tym narzędziu, ale niewiele z tym robi. Matryca Eisenhowera jest również obowiązkowym elementem prawie każdego szkolenia z zarządzania czasem. Niestety wielu trenerów błędnie ją interpretuje. W efekcie tego, uczestnicy szkoleń, wracają po nich do swojej „rzeczywistości” i po 3 dniach zapominają o tej wyjątkowej metodzie.

Dlaczego tak się dzieje?

Przygotowując się do napisania tego artykułu, przejrzałem dziesiątki publikacji na ten temat w Internecie.  Wróciłem też do źródła tej metody. Opisał ją między innymi Steven Covey w swoich książkach: „7 nawyków skutecznego działania” i „Najpierw rzeczy najważniejsze”. To na podstawie tych książek powstała większość artykułów i szkoleń, w których pojawia się to narzędzie.

Po ich lekturze odnoszę wrażenie, że 95% osób, które rozpisuje się na temat Matrycy Eisenhowera (lub uczy jej podczas szkoleń), nie rozumie do końca tej metody, albo nigdy nie zastosowała jej w praktyce. A dodatkowo powiela te same błędy w interpretacji tego narzędzia.

Na czym więc polega ta metoda i jak korzystać z narzędzia, jakim jest Matryca Eisenhowera?

Zanim pokażę Ci, czym ona jest, zatrzymaj się na chwilę i odpowiedz sobie na poniższe trzy pytania. To ważne kwestie, do których wrócimy w dalszej części artykułu.

1. Jaka czynność, której nie robisz (a mógłbyś), powtarzana regularnie każdego dnia lub tygodnia, poprawiłaby znacznie jakość Twojego życia osobistego i/lub zawodowego?
2. Jakie są trzy najistotniejsze zadania, których wykonanie doprowadziłoby Cię do realizacji Twojego najważniejszego celu lub marzenia, którego jeszcze nie osiągnąłeś?
3. Jaką wartość wniosłaby do Twojego życia realizacja tych rzeczy?

Zapisz swoje odpowiedzi.

Co to jest Matryca Eisenhowera?

Jakiś czas temu pisałem o Zasadzie Pareto jako skutecznym narzędziu do wyznaczania priorytetów z perspektywy długofalowej. Używam go przy okazji kwartalnych i rocznych podsumowań własnych działań. Dzięki temu wiem, na czym się skupić, by uzyskiwać jak najlepsze efekty i realizować swoje najważniejsze cele. Artykuł wraz z ćwiczeniem znajdziesz tutaj: Zasada Pareto w praktyce, czyli jak osiągać więcej, za mniej?

Dziś daję Ci kolejne narzędzie do ustalania priorytetów zadań. Używam go przy okazji przeglądów tygodniowych, podczas których podsumowuję swoją pracę i ustalam plan działań na kolejne 7 dni. 

Czym jest Matryca Eisenhowera?

Niestety trudno szukać definicji Matrycy Eisenhowera w Wikipedii, dlatego postanowiłem zaproponować swoją. Oto ona:

Matryca Eisenhowera (Macierz, Kwadrat Eisenhowera), to jedna z popularnych koncepcji świadomego zarządzania sobą w czasie. Służy do analizy i oceny własnych działań w kontekście produktywności. Jest to również narzędzie do planowania i ustalania priorytetów, z punktu widzenia ich ważności i pilności. Umożliwia podejmowanie lepszych i trafniejszych wyborów oraz decyzji co do podejmowanych aktywności. Matrycy można również używać do wyznaczania priorytetów pracy zespołu lub zadań w ramach realizacji większych projektów biznesowych.

Autorem tej metody jest pochodzący z biednej rodziny, generał United States Army i trzydziesty czwarty Prezydent Stanów Zjednoczonych – Dwight David Eisenhower. Był uznawany za jednego z najbardziej produktywnych prezydentów w historii. Ma na swoim koncie wiele sukcesów. Sekret jego osiągnięć tkwił w odróżnianiu spraw pilnych od ważnych, a jego motto brzmiało:

Priorytety a zadania ważne i pilne

Pomyśl przez chwilę i odpowiedz sobie na pytania: Z czym kojarzy Ci się słowo „priorytet”? Jakie swoje zadania określiłbyś jako priorytetowe?

Jeśli jesteś typowym „zjadaczem chleba”, to pewnie pomyślałeś, że są to zadania, które musisz zrealizować w najbliższym czasie. Takie, które mają zbliżający się termin realizacji. Tak określa priorytety większość osób, które pytam o zdefiniowanie tego słowa. Taka odpowiedź jest wynikiem tendencji naszego mózgu do zajmowania się sprawami pilnymi, które mają bliski termin realizacji. Dzieje się tak dlatego, że sprawy pilne są zazwyczaj bardziej widoczne. Naglą nas, same „dopominają” się o zajęcie nimi i domagają się działania.

Nie jest to jednak najlepsze podejście, jeśli chcesz być naprawdę produktywny i z sukcesami realizować swoje cele i marzenia.

Sprawy pilne i ważne cały czas walczą o naszą uwagę. Większość z nas zazwyczaj skupia się na rzeczach pilnych. Od nas jednak ostatecznie zależy, czemu nadamy priorytet.

Zadania Ważne

Do tych zadań zaliczamy działania, które mają związek z Twoją misją, celami i wartościami. Mogą dotyczyć różnych obszarów – zarówno życia prywatnego, jak i zawodowego lub Twojego biznesu, jeśli taki prowadzisz. To wszystko to, co ma dla Ciebie prawdziwe znaczenie, daje Ci największą satysfakcję i przynosi Ci największe efekty. Ich realizowanie bądź nie, zazwyczaj wiąże się z poważnymi konsekwencjami – pozytywnymi lub negatywnymi.

Zadania ważne mają największe znaczenie z perspektywy długoterminowej i wpływają na jakość Twojego życia. Jeśli ich nie zaniedbasz, zazwyczaj nie wymagają natychmiastowego działania. Niestety, często są odkładane na później i z czasem stają się pilne. Typowym przykładem takiego zadania jest złożenie rocznego zeznania podatkowego w Urzędzie Skarbowym. Niezłożenie go w terminie może wiązać się z dotkliwymi konsekwencjami. Jest to niewątpliwie zadanie ważne. Jeśli jednak wypełnienie dokumentów będziemy odkładać na ostatnią chwilę, z czasem stanie się ono również pilne. Zadania ważne, to pierwszy wymiar Matrycy Eisenhowera.

Zadania Pilne

To wszystkie te zadania, które mają ustalony termin wykonania i jest on bliski. W różnych zadaniach może być różny. Czasem będzie to kilka godzin a innym razem kilka dni. Pilne jednak oznacza zazwyczaj, że coś wymaga natychmiastowego działania. Mogą to być działania, w których sam wyznaczyłeś sobie termin, zadania z terminem narzucone przez innych ludzi lub rzeczy niezależne od nikogo, takie jak nagła choroba i konieczna wizyta u lekarza.

Przypisując zadanie do kategorii pilnych, musisz wziąć pod uwagę zarówno termin jego realizacji, jak i czas wykonywania. A dodatkowo założyć czas na nieprzewidziane okoliczności.

Jeśli na liście Twoich zadań dominują sprawy pilne, prawdopodobnie nie radzisz sobie z zarządzaniem sobą w czasie, z asertywnością albo Twój przełożony łopatą dorzuca Ci co chwilę kolejne zadania.

Kwadrat Eisenhowera – 4 Ćwiartki Produktywności

Zarówno zadania ważne, jak i pilne można umieścić na osiach współrzędnych, które określają stopień ich pilności lub ważności. Z przecięcia się tych osi powstała Matryca Eisenhowera. Może poniższy rysunek nie do końca przypomina kwadrat, ale na potrzeby tej grafiki, przyjmijmy, że tak jest. 😉

Jak widzisz, ważność i pilność zadań, to dwa różne wymiary, które tworzą cztery ćwiartki matrycy. Wszystkie zadania, które mamy do zrealizowania, można przypisać do jednej z nich. Podzielić je można ze względu na ich znaczenie i możliwe konsekwencje oraz to, ile czasu nam zostało na ich realizację.

1. Zadania Pilne i Ważne – Gaszenie Pożarów

Zadania z pierwszej ćwiartki Kwadratu Eisenhowera, to zadania o dużym znaczeniu strategicznym, które są jednocześnie pilne i ważne. Wymagają natychmiastowego działania. Zazwyczaj musisz się nimi zająć tak szybko, jak to możliwe, ponieważ zbliża się termin ich realizacji. Jeśli ich nie wykonasz, odczujesz dotkliwie tego konsekwencje. W niektórych przypadkach możesz również wywołać dodatkową pracę do zrobienia.

To wszystkie sprawy niecierpiące zwłoki z zapadającym terminem realizacji, nagłe i trudne do przewidzenia sytuacje takie jak awarie, choroby, sytuacje problemowe i kryzysowe, nagłe wpadki. Zadania z tej ćwiartki, to również efekt zaniedbań i odwlekania ważnych zadań z ćwiartki drugiej na później. Może to być także efekt słabej organizacji i braku planowania oraz zapomnianych spraw, których sobie nigdzie nie zapisałeś.

Część z tych zadań, to również wracające problemy, które nie zostały rozwiązane na poziomie przyczyny.

Przykłady:

2. Zadania Niepilne i Ważne – Produktywność i Zarządzanie Sobą

Ćwiartka druga Matrycy Eisenhowera to sprawy istotne i strategiczne, nieposiadające naglącego terminu realizacji.

Zadania z tej ćwiartki to sprawy dotyczące realizacji Twoich celów i marzeń. To projekty, od których zależy jakość Twojego życia, Twoja kariera zawodowa albo rozwój Twojego biznesu.

To także czas na planowanie, kreatywną pracę, dbanie o zdrowie, odpoczynek i regenerację, spotkania z ważnymi dla Ciebie osobami, wdrażanie nowych pomysłów, możliwości i rozwiązań. Ta ćwiartka to zapobieganie pożarom, zanim wybuchną.

W życiu prywatnym mogą to być np. rzeczy związane z realizacją Twoich pasji, rozwojem osobistym lub budowaniem relacji z innymi ludźmi. W pracy często będą to cele i zadania zlecane przez Twoich przełożonych. Od ich realizacji zależy bowiem Twoje wynagrodzenie i kariera. W biznesie będą to gównie te projekty i zadania, które wynikają z Twojej strategii oraz prowadzą do rozwoju firmy i zwiększają jej rentowność.

Żadne z tych zadań nie jest sprawą życia i śmierci. Od ich realizacji jednak będzie zależało Twoje samopoczucie, jakość życia i pracy oraz dochody.

Przykłady:

3. Zadania Pilne i Nieważne – Iluzje i Powinności

Ta ćwiartka jest bardzo podobna do pierwszej. Zawiera bowiem również sprawy pilne, jednak w tym przypadku nie są one dla nas istotne. Większość z nich to zadania od innych ludzi, realizowanie ich celów i ich priorytetów. To małpki, które wrzucają Ci na plecy w nadziei, że się nimi zaopiekujesz. Zamieszanie, które tworzy się wokół tych zadań, stwarza iluzję ważności. Rzadko jednak zadania z tej listy będą dla Ciebie priorytetowe.

Częstym błędem popełnianym przez osoby, które rozpisują się na temat Matrycy Eisenhowera, jest przypisywanie zadań od innych ludzi wyłącznie do tej ćwiartki. Tymczasem sprawy innych osób mogą pojawiać się również w pozostałych ćwiartkach matrycy.

Przyczyny nawarstwiania się spraw pilnych i nieważnych mogą być różne. Najczęściej są one powodem braku uważności i asertywności oraz braku określenia tego, co ma największe znaczenie.

Wiele osób ma również tendencję do wcielania się w rolę „ratownika”, który z własnej inicjatywy poszukuje „ofiary”, której mógłby pomóc. W ten sposób sam bierze sobie na głowę dodatkowe sprawy i problemy do rozwiązania od innych ludzi, zaniedbując swoje.

Jest to często wymówką do prokrastynacji, strachu przed porażką, braku odpowiedzialności oraz unikania realizacji swoich spraw z drugiej ćwiartki.

Przykłady:

4. Zadania Niepilne i Nieważne – Zachcianki i Zabijanie Czasu

W tej ćwiartce Matrycy Eisenhowera znajdują się rzeczy, które nie są ani pilne, ani ważne.

Znaczna część opracowań na temat tego narzędzia utożsamia tę ćwiartkę wyłącznie ze złodziejami i pożeraczami czasu. Pisałem o nich w tych artykułach:

• Pożeracze Czasu, czyli kto kradnie Twój czas i dlaczego im ulegasz?
• Złodzieje Czasu – Jak nie dać się okradać i chronić swój Bank Czasu?

Większość z nich to bezcelowe marnowanie czasu. Tymczasem to nie tylko rzeczy, które kradną naszą uwagę.

Wśród działań z tej ćwiartki znajdą się również wszelkiego rodzaju pomysły, które wpadają Ci do głowy, ale nie wiążą się z realizacją Twoich aktualnych celów. Są to również działania powiązane z bieżącymi priorytetami, ale nie mające na ich realizację znaczącego wpływu. To sprawy typu „fajnie byłoby…” – lekkie, łatwe i przyjemne. Nazywam je „działaniami zastępczymi”. Nie musisz się do nich specjalnie motywować.

Te ostatnie stanowią u mnie największą część tej ćwiartki. Zazwyczaj są ucieczką od odpowiedzialności oraz trudniejszych i bardziej wymagających zadań. To również sposób na zabijanie czasu. Z ich pomocą redukujemy dysonans poznawczy, kiedy odkładamy ważne sprawy na później, abyśmy nie mieli poczucia, że marnujemy czas.

Część z osób uważa również, że czynności z tej ćwiartki to sposób na odpoczynek. Jest to błędne myślenie, ponieważ bezwiedne przeglądanie Facebooka, czy oglądanie seriali paradokumentalnych w telewizji, zazwyczaj ma niewiele wspólnego z efektywną regeneracją sił.

Przykłady:

Matryca Eisenhowera – jak wykorzystać ją w praktyce?

Znasz już podział spraw na pilne i ważne oraz Matrycę Eisenhowera. Wróć teraz do swoich odpowiedzi na pytania, które zadałem Ci na początku artykułu. Do którego typu spraw przypisałbyś te działania – pilnych czy ważnych? W której części matrycy byś je umieścił? Czy nie znalazły się przypadkiem w ćwiartce drugiej? Czy czasem nie odwlekasz ich na później, bo nie są pilne? A co z jakością Twojego życia i realizacją Twoich celów? Jak długo chcesz odkładać je na bliżej nieokreślone „jutro”?

Wnioski pozostawiam Tobie i zachęcam Cię do stosowania Matrycy Eisenhowera. Za każdym razem, kiedy uznasz, że potrzebujesz uporządkować swoje sprawy i będziesz potrzebował wyznaczyć sobie priorytety. Jak używać tego narzędzia na co dzień?

Na początek wypisz wszystkie zadania i sprawy, które musisz zrealizować, ale na razie ich nie porządkuj. Wypisz wszystko, co przychodzi Ci do głowy. Zbierz je ze wszystkich karteczek i miejsc, w których je przechowujesz. Wydobądź je z najgłębszych zakamarków pamięci.

Jak wykorzystać Matrycę Eisenhowera w praktyce, by mieć więcej czasu dla siebie i na sprawy ważne przeczytasz w kolejnym artykule. Znajdziesz go tutaj: Macierz Eisenhowera – Jak wykorzystać ją w praktyce i ogarnąć chaos?

Aby nie przegapić kolejnych wpisów, zapisz się na mój newsletter i odbierz prezent.

[grwebform url=”https://app.getresponse.com/view_webform_v2.js?u=S9dSn&webforms_id=29947904″ css=”on” center=”off” center_margin=”200″/]

A jeśli chcesz przyspieszyć własny rozwój i zbudować swój indywidualny system produktywności, zapisz się na moje szkolenie z zarządzania czasem i zadaniami. Matryca Eisenhowera jest jedną z całej masy praktycznych metod, których uczę podczas tego szkolenia. Dzięki nim wzniesiesz swoją produktywność na wyższy poziom.

Chcesz więcej metod zarządzania czasem?

Więcej technik zarządzania czasem znajdziesz we wspomnianym na początku artykule: Zarządzanie Czasem i Zadaniami – 40 Metod, Technik, Zasad i Trików.

Do ustalania priorytetów na nowy rok przyda Ci się również wpis: Zasada Pareto 80/20 praktyce, czyli jak osiągać więcej, za mniej?

Możesz też zapisać się do mojej grupy na FB: Rozwój Osobisty i Zarządzanie Czasem w Praktyce. Dzielę się w niej sprawdzonymi sposobami na hackowanie rzeczywistości i pomysłami na usprawnianie swojego życia.

Pozdrawiam Cię serdecznie,

Mariusz Tomaszewski – Trener i Coach Produktywności oraz Zarządzania Czasem 😉

P.S. Podobał Ci się artykuł? Podziel się nim w swoich social media, by inni również mogli skorzystać.